Reglamento sobre compra, asignación y uso de líneas móviles del SENARA (aprobado 19/10/2026, publicado La Gaceta 28/10/2026)

La Junta Directiva del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara) aprobó un reglamento que ordena cómo se compran, asignan, usan, custodian, mantienen y controlan las líneas y equipos de telefonía móvil propiedad de la institución. El documento fue aprobado en la sesión del 19/10/2026 (Acuerdo 10) y publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 204 del 28/10/2026; la fuente disponible es SINALEVI (documento normativo publicado por Senara).

El reglamento es obligatorio para todos los funcionarios del Senara a quienes se les asigne una línea o equipo móvil institucional, salvo las excepciones operativas y de procedimiento expresamente previstas para la Gerencia General y la Subgerencia. Su propósito declarado es regular y optimizar la asignación, uso, custodia, conservación, mantenimiento y control de las líneas y equipos para garantizar un uso eficiente y racional conforme a los fines institucionales.

La norma señala unidades administrativas competentes según ámbito: por ejemplo, la Unidad Financiera Administrativa del Distrito de Riego Arenal Tempisque (DRAT) respecto al personal del DRAT; la Unidad de Servicios Administrativos de Oficinas Centrales respecto al personal de Oficinas Centrales; y la Dirección de Recursos Humanos para el registro y custodia de la información del personal y equipos asignados. Esa Unidad Administrativa Competente gestiona con el proveedor activaciones, traslados, desconexiones, cambios de número y debe mantener un registro actualizado de líneas, equipos y sus asignados.

El servicio se asigna por estricta necesidad ligada al cargo y está limitado a una línea por funcionario. La lista de puestos autorizados incluye, entre otros, Gerente General, Subgerente, directores, coordinadores regionales y del Distrito de Riego, varios profesionales y técnicos específicos y asistentes de apoyo administrativo que requieran disponibilidad inmediata. Los funcionarios deben presentar una solicitud formal a la Unidad Administrativa Competente con la autorización de la jefatura inmediata; el Gerente General y el Subgerente están exceptuados de este requisito y pueden gestionar directamente la asignación. Se permite asignación excepcional a otros funcionarios mediante justificación técnica, aval de la Unidad Administrativa Competente y autorización de la Gerencia General.

El reglamento establece tres categorías de usuarios con topes mensuales máximos para el servicio institucional: Categoría 1 (Gerente General y Subgerente): hasta ¢45.000 mensuales. Categoría 2 (dirección, coordinación, gestión profesional y atención a usuarios externos): hasta ¢23.000 mensuales. Categoría 3 (operativos, técnicos y administrativos que requieren comunicación permanente): hasta ¢17.000 mensuales. Si el consumo excede el monto autorizado, el excedente lo cubre el trabajador, previa autorización expresa para el descuento por planilla.

Por regla general las líneas instititucionales tendrán bloqueados los servicios de llamadas internacionales y roaming de voz y datos fuera del país. Excepcionalmente se podrá autorizar temporalmente roaming para Gerente General, Subgerente, directores u otros funcionarios en misiones oficiales u otras gestiones autorizadas fuera del territorio nacional. La activación excepcional requiere autorización previa (Gerencia General o Junta Directiva, según corresponda), presentación de solicitud a la Unidad Administrativa Competente con al menos cinco días hábiles de antelación y justificando motivo, destino y fechas. La institución encargará paquetes con un límite de consumo definido; está prohibida la activación sin tope de consumo. El servicio habilitado debe usarse solo para funciones institucionales y la desactivación debe gestionarse a más tardar el día hábil siguiente al regreso. Si se generan cargos adicionales por omisión o negligencia en informar cambios de fechas, esos cargos serán asumidos por el funcionario responsable.

Los funcionarios con línea o equipo institucional deben usar el servicio exclusivamente para funciones del cargo, cuidar y mantener el equipo en condiciones operativas, reportar inmediatamente anomalías, daños, extravíos o robos (si ocurre en día hábil, ese mismo día; si en día no hábil, el siguiente día hábil), y devolver la línea y el equipo cuando cese la necesidad institucional o termine la relación laboral. Si el funcionario sufre robo o extravío debe informar de inmediato y seguir las gestiones institucionales. Cuando mediante procedimiento administrativo se determine que hubo dolo o culpa grave, el funcionario deberá asumir el costo de reparación o reposición; ese cobro se hará solo después de concluido el procedimiento administrativo ordinario que declare la deuda exigible y respetando los límites de inembargabilidad del salario mínimo; el reglamento describe un procedimiento sumario con plazos y opciones de pago para tales casos.

Está prohibido modificar la configuración del servicio sin autorización, ceder o prestar la línea o el equipo a no autorizados, usar servicios que generen costos no relacionados con funciones institucionales, usar otra SIM distinta a la asignada, instalar aplicaciones fuera de tiendas oficiales, conectar a redes Wi‑Fi públicas abiertas al manipular información institucional y desactivar mecanismos de seguridad. Se permite un uso personal residual, incidental y de corta duración solo si no genera costos ni afecta el servicio institucional.

El control institucional sobre los dispositivos se ejercerá mediante reportes de consumo y tráfico suministrados por el proveedor; el documento prohíbe inspeccionar el contenido de comunicaciones privadas, correos o cuentas personales salvo autorización expresa del funcionario o resolución judicial. Los equipos deben tener mecanismos de autenticación (biometría o credencial numérica mínimo 6 dígitos) y el funcionario debe facilitar las credenciales al devolver el equipo. El reglamento obliga a permitir actualizaciones críticas del sistema operativo, usar cuentas y nubes corporativas para documentos institucionales y prohíbe respaldos en nubes personales.

El incumplimiento de las disposiciones constituye falta disciplinaria y dará lugar a medidas y sanciones según el Reglamento Autónomo de Trabajo del Senara y el debido proceso. El reglamento clasifica faltas como leves, graves o muy graves y da ejemplos concretos: entre las leves figuran omitir reportes administrativos; entre las graves, no reportar extravío en el plazo establecido o usar otra SIM; entre las muy graves, ceder el equipo a terceros, destinarlo a fines ilícitos o extraviarlo por negligencia en dos ocasiones en 24 meses. En faltas graves o muy graves puede revocarse el uso del dispositivo.

Para dar de baja equipos en desuso por obsolescencia, daño irreparable u otra causa, la Unidad Administrativa Competente debe valorar previamente y levantar un acta administrativa que describa el dispositivo, número de activo, estado, motivo de baja y otros datos pertinentes.

Las asignaciones y disposiciones anteriores continuarán aplicándose a quienes ya tengan líneas o equipos asignados a la fecha de entrada en vigencia del nuevo reglamento, hasta que se proceda a su sustitución, renovación o nueva asignación. A partir de nuevas adquisiciones o asignaciones se aplicará este reglamento. El reglamento entra en vigencia desde su publicación en el Diario Oficial La Gaceta; la publicación indicada en la evidencia es La Gaceta N° 204 del 28/10/2026. Fuente: SINALEVI (documento publicado por Senara en la plataforma pública).