Reglamento sobre viáticos y gastos de viaje de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia (vigente desde 04/11/2026)

Este documento es el Reglamento aprobado por la Empresa de Servicios Públicos de Heredia S. A. que regula cuándo y cómo la empresa paga viáticos y gastos de viaje a sus trabajadores. Rige desde el 04/11/2026 (publicado en La Gaceta N° 209) y contiene 55 artículos con reglas sobre alcance, beneficiarios, autorizaciones, montos, comprobantes, límites y sanciones.

¿Quiénes pueden recibir pagos? Solo los trabajadores de la empresa nombrados por un acto válido (Artículo 3). Excepcionalmente pueden cubrirse viáticos a asesores de organismos internacionales o a trabajadores públicos cedidos a otro ente, siempre que exista un convenio escrito previo que establezca la cesión y que el ente beneficiario se comprometa a pagar viáticos; además, el convenio debe haberse firmado antes de las actividades que generen viáticos (Artículo 4.a). También pueden incluirse contratistas cuando la naturaleza del contrato justifique que esos gastos formen parte del costo para la empresa; en otros casos se requiere autorización especial conforme al Artículo 53 (Artículo 4.b).

es la suma destinada a hospedaje, alimentación y otros gastos menores cuando el trabajador debe trasladarse temporalmente fuera de su centro de trabajo para cumplir sus funciones (Artículo 2). Los montos son máximos y deben ajustarse a las tablas de la Contraloría General de la República vigentes al momento de la autorización (Artículo 6). El reglamento incluye tarifas concretas para viajes dentro del país (actualmente: desayuno ₡4.200,00; almuerzo ₡5.600,00; cena ₡5.600,00; hospedaje según tabla por localidad) y fija una suma máxima de hospedaje diaria de ₡16.100,00 para localidades no tabuladas (Artículos 18 y 19).

para viajes dentro del país la autorización y el adelanto corresponde al jefe de departamento (Artículo 7). Para viajes al exterior la autorización y el acuerdo que autoriza el viaje y el adelanto deben dictarse por la Junta Directiva; ese acuerdo debe incluir, como mínimo, nombre del trabajador, cargo, países a visitar, período, objetivos, desglose de adelantos y gastos autorizados (Artículos 7 y 31).

el adelanto es la suma estimada para la gira según las tablas (Artículo 8). Tras el viaje, el trabajador debe presentar la liquidación detallada en formularios establecidos y devolver los sobrantes o solicitar pago por gastos no cubiertos por el adelanto. La liquidación debe presentarse dentro de los siete días hábiles posteriores al regreso (Artículo 10). La empresa tiene hasta diez días hábiles, contados desde que la liquidación cumple los requisitos del Artículo 9, para tramitarla; si la liquidación está incompleta, la empresa debe requerir al trabajador en tres días hábiles para subsanar y dará un plazo único de tres días para presentar lo faltante; si no se cumple, la liquidación se considera no presentada y habrá sanciones (Artículo 10).

las liquidaciones deben incluir datos mínimos (fecha, nombre, cédula, puesto, unidad que autorizó, motivo, sumas adelantadas, lugares, fechas, firmas) y reconocer carácter de declaración jurada (Artículo 9). En viajes nacionales el formulario exige desglosar desayuno, almuerzo, cena y hospedaje; en transporte y otros gastos se debe desglosar transportes, combustible, lavado, etc. El trabajador debe adjuntar facturas cuando el reglamento o la empresa lo requieran; para viajes al exterior se requiere además el itinerario completo (Artículos 9 y 11). Para hospedaje la factura puede emitirse a nombre del trabajador o de la institución; gastos de alimentación y pasajes de transporte público no requieren factura en el ámbito nacional (Artículo 21).

no se pagan viáticos cuando la sede del trabajador queda dentro de 10 kilómetros del centro de trabajo; puede haber excepciones por criterio razonado de la empresa, justificadas y autorizadas (Artículos 16 y 17). Si el destino no ofrece ciertos servicios, la empresa puede autorizar el traslado al lugar más cercano que los provea y cubrir el transporte adicional (Artículo 26). Si varias personas comparten una factura de hospedaje, la empresa la distribuirá entre ellos y reconocerá como máximo el tope por trabajador (Artículo 18.ii).

no se autorizará nuevo viaje ni adelanto a quien no haya presentado la liquidación anterior dentro del plazo, salvo autorización expresa por cercanía de un próximo viaje; el incumplimiento puede acarrear sanciones disciplinarias y la empresa podrá crear cuenta por cobrar que el trabajador debe cancelar (Artículos 12 y 10). El jefe encargado de recibir y revisar liquidaciones debe llevar registro de adelantos y solicitar reintegros cuando corresponda; su incumplimiento también puede generar sanciones disciplinarias (Artículo 13).

rigen requisitos del capítulo IV además de los generales. Se reconocen traslados entre domicilios, terminales y hospedaje y entre ciudades, usando medios más económicos según circunstancias (Artículo 32). Se reconocen tributos de terminales, pasaportes, visas cuando estén debidamente justificados (Artículo 33). Las tarifas diarias para exterior se guían por la Contraloría; el desglose por conceptos asigna porcentajes (hospedaje hasta 60%, desayuno hasta 8%, almuerzo 12%, cena 12%, otros hasta 8%); existe escalamiento tarifario para niveles jerárquicos y condiciones para deducciones si la misión se extiende más de 30 días (Artículos 34–38).

se permite seguro de viajeros para cubrir lesiones, enfermedad o muerte y el traslado del cuerpo a Costa Rica siempre que esos gastos no estén cubiertos por auspiciadores o convenios internacionales (Artículo 47). Gastos de representación ocasionales en el exterior tienen reglas específicas: quiénes pueden disponer de ellos, límites y la obligación de justificación y facturas (Artículos 48–51). Para situaciones no previstas se pueden solicitar autorizaciones especiales a la Contraloría, siempre que la petición sea previa y cumpla requisitos del Artículo 53.

el Reglamento entra en vigor a partir de su publicación (Artículo 54). La información proviene del texto oficial publicado en SINALEVI (Empresa de Servicios Públicos de Heredia) disponible en la base de datos normativa indicada por SINALEVI/La Gaceta (enlace en la evidencia).