Reglamento 31 (PANI): reglas para el uso y control de fondos públicos entregados a organizaciones privadas que atienden a la niñez y adolescencia

El Patronato Nacional de la Infancia (PANI) aprobó un reglamento titulado “Reglamento de uso de los fondos y actividades públicos en custodia o administración de sujetos privados” mediante el acuerdo PANI-JD-253-2026 de la Junta Directiva (sesión N° 2026-031, artículo 007), fechado el 25 de agosto de 2026.

La norma es obligatoria para el PANI como ente concedente y para las personas jurídicas privadas (llamadas “sujetos privados”) que, mediante convenio con el PANI, custodian o administran fondos o actividades públicas para ejecutar programas dirigidos a niños, niñas y adolescentes. También afecta a las unidades internas del PANI que intervienen en transferencias, planificación, fiscalización y rendición de cuentas.

El reglamento establece reglas concretas para autorizar, girar, usar, controlar y auditar los recursos públicos que el PANI entrega a organizaciones privadas. Define qué pueden hacer las organizaciones con los fondos, qué documentos y modelos deben seguir (Modelo de Atención, Modelo de Costos, plan de trabajo y el convenio), cómo se registran y clasifican los gastos, y qué controles y reportes debe exigir el PANI. Señala que los fondos transferidos mantienen siempre su naturaleza pública y quedan sujetos al control del PANI y, cuando corresponda, de la Contraloría General de la República.

Los sujetos privados deben usar los recursos exclusivamente para la finalidad establecida en el convenio, el Modelo de Atención, el plan de trabajo y el Modelo de Costos que motivaron el giro. Deben rendir cuentas técnico-financieras y presupuestarias conforme a los plazos y formatos que el PANI indique; por ejemplo, cuando corresponda, el sujeto privado debe presentar un informe mensual de cumplimiento de metas dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes. Están obligados a mantener y cuidar los bienes adquiridos con fondos públicos y permitir visitas y auditorías por parte de las autoridades del PANI. En caso de incumplimientos imputables al sujeto privado, la administración podrá iniciar procedimientos para recuperar fondos.

El reglamento prohíbe usar fondos ordinarios y extraordinarios para comprar bienes o servicios a personas físicas o jurídicas cuyos representantes (fundadores, socios, directores, administradores, etc.) tengan parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad o afinidad con miembros de la Junta Directiva del sujeto privado o con la dirección del programa. En programas de acogimiento familiar la prohibición se extiende también a vínculos con familias de acogimiento.

Se distinguen giros ordinarios (pagos mensuales para gastos corrientes y previsibles, presupuestados inicialmente) y giros extraordinarios (montos excepcionales para necesidades imprevisibles o para apertura/ampliación de programas). Los giros ordinarios se hacen mensualmente según la lista de población. Los giros extraordinarios requieren evaluación técnica, presupuestaria y, cuando proceda, aprobación de la Junta Directiva del PANI; en algunos casos pueden pagarse sin adenda si la autorización es general para una modalidad, pero si el giro extraordinario es particular a un sujeto privado debe firmarse una adenda.

El reglamento contempla fondos para etapas como pre-acogimiento, gastos de instalación para menores ubicados en acogimiento familiar (estos gastos de instalación pueden equivaler al subsidio mensual ordinario y se reconocen una sola vez), gastos de apertura y ampliación física para programas residenciales y de acogimiento familiar. Existen “cupos ordinarios” (capacidad permanente pactada en el convenio) y “cupos extraordinarios” (adicionales, temporales y excepcionales, hasta dos cupos sobre lo aprobado pueden avalarse por resolución del Departamento de Protección con visto bueno de Gerencia Técnica; más de dos cupos requiere visto bueno de la Presidencia Ejecutiva).

El PANI debe comprobar por medios comunicados a los sujetos privados que los fondos se ejecutan según su finalidad y los indicadores técnicos y presupuestarios. La auditoría interna del PANI debe incluir en su universo de auditoría los fondos administrados por sujetos privados y tendrá libre acceso a libros, archivos, cuentas bancarias y documentos relacionados con esos fondos. La Contraloría General de la República mantiene su competencia fiscalizadora sobre esos fondos conforme a la ley.

Si se detectan conductas irregulares en la gestión de fondos, violaciones a derechos de menores o indicios de delitos o actos de corrupción, el PANI, mediante la persona funcionaria que conozca del hecho, denunciará de inmediato al Ministerio Público de conformidad con las normas aplicables; el PANI podrá constituirse como querellante o actor civil cuando proceda.

El reglamento enumera los principios que rigen la gestión de transferencias (legalidad, transparencia, rendición de cuentas, eficiencia y eficacia, probidad, responsabilidad, protección del interés superior de la persona menor de edad, confidencialidad de datos sensibles, excepcionalidad, entre otros) y contiene definiciones clave (finalidad, fondos públicos ordinarios y extraordinarios, remanente, rendición de cuentas, sujeción de la titularidad pública de los fondos, entre muchas otras) que orientan la interpretación práctica de obligaciones y límites.

En la ficha aparece “Fecha de vigencia desde: 26/10/2026”, pero en el apartado de Transitorios I se indica: “El presente reglamento entrará en vigor a partir del 31 de octubre del 2027 y se implementará para los convenios 2028.” Estas dos fechas no coinciden. Con la evidencia disponible no es posible determinar cuál fecha rige efectivamente; el texto contiene esa discrepancia y no permite resolver cuál es la fecha correcta de entrada en vigor. Además, el transitorio indica que la implementación operativa es para los convenios del año 2028.

El artículo 12 establece que el reglamento es de cumplimiento obligatorio y que prevalece sobre otras disposiciones emitidas por el PANI en lo que se le opongan. El Apéndice II indica que deroga totalmente el reglamento anterior sobre otorgamiento de beneficios patrimoniales a sujetos privados y sus lineamientos del Departamento Financiero Contable.

El reglamento remite expresamente a varios instrumentos que deben observarse en la práctica: Modelo de Atención, Modelo de Costos, reglamentos de permisos de funcionamiento y declaratoria de idoneidad, el Reglamento para el control de fondos y actividades públicas custodiados por sujetos privados del PANI, y la normativa emitida por la Contraloría General de la República, entre otras normas citadas.

Atender las obligaciones del convenio y de los modelos técnicos y financieros aprobados por el PANI; usar los fondos sólo para la finalidad pactada; llevar la contabilidad y rendición de cuentas que el PANI requiera; aceptar visitas, auditorías y requerimientos de información; no contratar con personas vinculadas por parentesco hasta el tercer grado en los casos prohibidos; y, cuando se soliciten fondos extraordinarios, presentar la documentación técnica y presupuestaria requerida.

Esta explicación se limita al contenido del documento oficial disponible en la ficha publicada por SINALEVI. No se agregan interpretaciones legales o efectos no expresados en el texto. Donde el propio reglamento presenta contradicciones (por ejemplo las fechas de vigencia), lo señalé tal como aparece en la evidencia y no se resolvió la contradicción por fuera de la fuente.