Reglamento de apoyo logístico del Sistema de Banca para el Desarrollo: aprobación y reglas para gastos de logística y alimentación

El Consejo Rector del Sistema de Banca para el Desarrollo aprobó el Reglamento de Apoyo Logístico del Sistema de Banca para el Desarrollo. El reglamento organiza cómo se pueden asignar, autorizar, contratar, ejecutar y fiscalizar los recursos públicos destinados al apoyo logístico y a la alimentación en actividades oficiales del SBD. Solo cubre actividades oficiales vinculadas con las funciones del SBD, específicamente: sesiones del Consejo Rector; comités y órganos colegiados; actividades de cooperación técnica, negociaciones y convenios; talleres, oficinas móviles y actividades de regionalización; actividades de promoción, asistencia técnica, innovación, incubación, aceleración e investigación aplicada con operadores del SBD; recepción de delegaciones y misiones técnicas cuando contribuyan a formular programas o proyectos; y conferencias, presentaciones o actos oficiales relacionados con los fines de la ley. Cada actividad debe contar con agenda, identificación de participantes, relación con las competencias del SBD, resultado esperado, disponibilidad presupuestaria, contratación válida, trazabilidad y autorización previa de la Dirección Ejecutiva si el promovente no es la propia Dirección Ejecutiva ni el Consejo Rector.\n\nQuiénes pueden recibir apoyos y condiciones de participación: El apoyo logístico y la alimentación pueden destinarse de forma restrictiva y excepcional a: integrantes del Consejo Rector y de sus órganos colegiados; personal de la Secretaría de Actas; personal de la Dirección Ejecutiva; dependencias de la Secretaría Técnica; y a las personas externas previstas, únicamente si participan de forma efectiva y presencial durante el tiempo del servicio y cuando su asistencia esté vinculada a la finalidad de la actividad. Quedan excluidos acompañantes, personas no convocadas, participantes exclusivamente virtuales, personas ausentes, quienes se retiren antes del servicio y alimentos para consumo posterior. Si la solicitud proviene de una dependencia distinta de la Dirección Ejecutiva, necesita autorización previa y escrita de la Dirección Ejecutiva.\n\nQué comprende el apoyo logístico y reglas de procedencia: El apoyo logístico es excepcional y debe ser indispensable para realizar la actividad; prioriza la cooperación interinstitucional. Puede incluir acondicionamiento o alquiler de espacios; mobiliario; audio, video y proyección; conectividad; plataformas híbridas; interpretación y traducción; materiales; impresión; señalización; registro y acreditación; transporte de personas, equipos o materiales; seguridad; limpieza; accesibilidad y soporte técnico u operativo. Cada componente debe ser necesario, proporcional al alcance de la actividad, no estar disponible institucionalmente en condiciones adecuadas, tramitarse con los procedimientos y niveles de autorización ordinarios y contratarse conforme a la normativa de contratación pública aplicable.\n\nCostos, clasificación presupuestaria y límite a duplicidades: Los servicios distintos del componente alimentario se reconocerán por el precio contractual válidamente adjudicado y recibido a satisfacción, con sustento en estudio o verificación de mercado y la contratación válida. Cada bien o servicio debe identificarse y clasificarse por la subpartida que corresponda a su naturaleza real; no se permitirán transferencias para ocultar o fragmentar costos. Todo gasto requiere disponibilidad presupuestaria y se imputará según el Clasificador por Objeto del Gasto público. No se permitirá simultanear viáticos de alimentación con provisión institucional por el mismo tiempo de comida, ni cubrir servicios que ya estén financiados por auspicios, tarifas de inscripción, transportes, hospedaje u otra contratación.\n\nProcedimiento de adquisición y uso de caja chica: Las adquisiciones se realizarán conforme a la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento. La tramitación y registro deben hacerse en el sistema digital unificado de compras públicas y en el expediente electrónico correspondiente. Solo de forma restrictiva y excepcional se podrá usar caja chica cuando se cumplan los supuestos legales (gastos menores, indispensables e impostergables), que la compra no sea más cara que el procedimiento ordinario, que exista acreditación de costo-beneficio y que no exista fragmentación; además no podrá exceder el 10% del monto previsto para la licitación reducida correspondiente. Estas compras deben registrarse debidamente en el sistema digital.\n\nRegistros, información y controles: La Dirección Ejecutiva mantendrá información consolidada de las actividades atendidas (fundamento, participantes, tipo de servicio, costos, subpartida y modalidad de contratación) y la incorporará a los informes ordinarios de la Secretaría Técnica. Debe quedar constancia documental de la realización de las actividades mediante actas, minutas, registros de asistencia, fotografías, firmas, videos u otros medios idóneos, además de los procedimientos habituales de planificación, autorización, contratación, recepción, pago y archivo. Se evaluará periódicamente la pertinencia, frecuencia, concentración, costos y racionalidad, sin que esa evaluación permita dispensar requisitos de procedencia, contratación, autorización o control. La Auditoría Interna y órganos de fiscalización tendrán acceso a la información y registros, respetando la protección de información confidencial; sin embargo, la Auditoría Interna no asume funciones de administración activa ni autorizaciones previas.\n\nAccesibilidad y atención a necesidades alimentarias: La planificación debe prever accesibilidad y ajustes razonables para personas con discapacidad o necesidades específicas. Se pueden atender alergias, condiciones médicas, convicciones religiosas u otras restricciones previamente comunicadas mediante alternativas razonables y no suntuarias compatibles con la contratación aplicable.\n\nProhibiciones y límites expresos: El reglamento prohíbe expresamente que se consideren apoyos logísticos o de alimentación: bebidas alcohólicas, tabaco, obsequios personales o atenciones suntuarias; celebraciones personales, fiestas privadas o gastos basados solo en cortesía, imagen o protocolo; alimentos para acompañantes, personas ausentes, participantes virtuales o consumo posterior; menús a la carta o pedidos individualizados salvo por necesidades justificadas; duplicidad con viáticos u otros servicios financiados por terceros; fraccionamiento de compras o uso indebido de caja chica para eludir procedimientos; reembolsos personales por adquisiciones fuera de contratación pública; otorgar excepciones individuales que conviertan la atención institucional en remuneración o beneficio laboral; y prestar alimentación a oferentes o contratistas vinculados a procesos de contratación en trámite salvo que su participación oficial esté justificada y garantice ausencia de ventajas o conflictos de interés.\n\nResponsabilidades y sanciones: La autorización, contratación, recepción o pago que contravenga el reglamento puede generar responsabilidad disciplinaria, civil o penal y la recuperación de sumas cuando corresponda.\n\nDisposiciones finales y supletoria: La implementación operativa usará los procesos, formularios y niveles de autorización ya existentes en la Secretaría Técnica; las normas internas de menor rango podrán ajustarse siempre que no cambien los fines ni los controles esenciales aprobados. Las remisiones a clasificadores y normativa externa se entenderán hechas a sus versiones vigentes. En lo no previsto, se aplican la Ley General de Contratación Pública y otras normas presupuestarias y de control interno pertinentes. El Reglamento rige a partir de su publicación íntegra en el Diario Oficial La Gaceta.\n\nInstrucciones administrativas: El acuerdo instruye a la Dirección Ejecutiva a adoptar las medidas administrativas y operativas necesarias para implementar el Reglamento y a comunicarlo a las direcciones y coordinaciones de la Secretaría Técnica para su conocimiento y efectos.