Reglamento de Apoyo Logístico del Sistema de Banca para el Desarrollo: qué decide y cómo se aplica

El Consejo Rector del Sistema de Banca para el Desarrollo aprobó el “Reglamento de Apoyo Logístico del Sistema de Banca para el Desarrollo”. La norma desarrolla las reglas para autorizar, contratar, ejecutar y controlar los recursos destinados a apoyos logísticos y alimentación vinculados a actividades oficiales del Consejo Rector, la Dirección Ejecutiva, la Secretaría Técnica y sus órganos colegiados. La publicación íntegra en el Diario Oficial La Gaceta activa su vigencia.

El Reglamento se aplica al Consejo Rector, la Dirección Ejecutiva, la Secretaría Técnica, los comités u órganos colegiados formalmente constituidos y a las personas externas que participen de manera oficial, efectiva y presencial en las actividades que el Reglamento enumera. Afecta al personal interno sólo cuando participe efectivamente y presencialmente en las actividades autorizadas; quedan excluidos acompañantes, personas no convocadas, participantes exclusivamente virtuales, ausentes o quienes se retiren antes del servicio.

El Reglamento autoriza, con carácter restrictivo y excepcional, el uso de recursos públicos para apoyos logísticos y para la provisión institucional directa de alimentación (alimentos y bebidas no alcohólicas) cuando sea estrictamente necesario para realizar las actividades oficiales del SBD. Define “apoyo logístico institucional” como bienes, servicios y actuaciones auxiliares y temporales vinculadas a la organización y ejecución de una actividad oficial. Enumera componentes posibles del apoyo logístico, como acondicionamiento o alquiler de espacios, mobiliario, equipos de audio y video, conectividad, interpretación, materiales, impresión, transporte, seguridad, limpieza, accesibilidad y soporte técnico u operativo.

Los apoyos logísticos y la alimentación sólo proceden si se cumplen condiciones concretas: que sean indispensables para la actividad, proporcionales al alcance de la misma, no estén disponibles institucionalmente en condiciones adecuadas, cuenten con presupuesto vigente y se tramiten con las autorizaciones y procedimientos ordinarios de la Secretaría Técnica. La adquisición debe respetar la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento; la tramitación debe registrarse en el sistema digital unificado de compras públicas y dejar expediente electrónico con la documentación correspondiente. Se exige trazabilidad: agenda o programa, identificación de entidades y participantes, relación con las competencias u objetivos del SBD, resultado esperado, disponibilidad presupuestaria, contratación válida y autorización previa de la Dirección Ejecutiva cuando corresponda.

El Reglamento prohíbe expresamente que se considere apoyo logístico o de alimentación a bebidas alcohólicas, tabaco, obsequios, recuerdos personales o atenciones suntuarias; celebraciones personales o gastos sin finalidad institucional; alimentación para acompañantes, participantes virtuales, ausentes o consumo posterior; menús a la carta salvo por necesidades justificadas; duplicidad con viáticos o servicios financiados por auspiciadores; fraccionamiento de compras o uso indebido de caja chica para evadir procedimientos; reembolsos personales por adquisiciones hechas fuera de los procedimientos; excepciones individuales que transformen estos servicios en remuneraciones, dietas o beneficios laborales; y la prestación de alimentación a oferentes o personas vinculadas a procesos de contratación en trámite, salvo que su participación oficial esté debidamente justificada y no genere ventajas ni conflictos de interés. Se permite atender necesidades alimentarias especiales (alergias, condiciones médicas, discapacidad, convicciones religiosas u otras restricciones) mediante alternativas razonables y no suntuarias, siempre que se comuniquen previamente.

Todo gasto requiere contenido presupuestario y debe imputarse según la naturaleza real del gasto en el Clasificador por Objeto del Gasto. Los componentes distintos del componente alimentario se reconocerán por el precio contractual adjudicado y recibido a satisfacción, con sustento en estudio o verificación de mercado y contratación válida. No procede la simultaneidad entre reconocimiento de viáticos de alimentación y la provisión institucional para el mismo tiempo de comida.

La Secretaría Técnica debe mantener información consolidada de las actividades atendidas (fundamento, participantes, tipo de servicio, costo total y unitario, subpartida y modalidad de contratación) e incorporarla a sus informes ordinarios. Debe dejarse constancia de las actividades mediante actas, minutas, registros de asistencia, fotos, firmas o medios idóneos. La Dirección Ejecutiva autoriza las solicitudes conforme a los niveles de aprobación vigentes y verificará el contenido presupuestario.

De forma excepcional y restrictiva se podrá recurrir a caja chica cuando se cumplan los supuestos legales y reglamentarios aplicables: gastos menores, indispensables e impostergables; la adquisición no puede ser más costosa que el procedimiento ordinario; debe acreditarse costo-beneficio; no existe fragmentación; y no se excederá el 10% del monto previsto para la licitación reducida correspondiente. Estas operaciones deben registrarse debidamente en el sistema unificado.

La Auditoría Interna y órganos de fiscalización tendrán acceso a la información y registros, sin que ello les otorgue funciones de autorización. La autorización, contratación, recepción o pago contrarios al Reglamento pueden generar responsabilidad disciplinaria, civil o penal y la recuperación de sumas, según corresponda.

El Reglamento rige desde su publicación íntegra en el Diario Oficial La Gaceta. El Consejo Rector instruye a la Dirección Ejecutiva para que adopte las medidas administrativas y operativas necesarias para su implementación y comunica el acuerdo a todas las direcciones y coordinaciones de la Secretaría Técnica.