Reglamento del SENARA sobre compra, asignación y uso de líneas móviles: qué decide y qué implica

La Junta Directiva del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara) aprobó un reglamento que regula la compra, la asignación, el uso, la custodia, la conservación, el mantenimiento y el control de las líneas y equipos de telefonía móvil (celulares) propiedad de la institución. El acuerdo fue tomado en la Sesión Ordinaria N.º 15-2026, Acuerdo 10, del 19 de octubre de 2026, y el reglamento entra en vigencia desde su publicación en el Diario Oficial La Gaceta (fuente oficial indicada en la evidencia).

Es obligatorio para todos los funcionarios del Senara a quienes se les asigne una línea o equipo móvil institucional. Hay excepciones operativas y de procedimiento expresas para la Gerencia General y la Subgerencia, que pueden gestionar directamente la asignación.

Unidad Financiera Administrativa del Distrito de Riego Arenal Tempisque para personal del DRAT; Unidad de Servicios Administrativos para personal de Oficinas Centrales; y la Dirección de Recursos Humanos para el registro del personal y equipos) administra todo lo relativo a activaciones, traslados, desconexiones, cambios de número y mantiene un registro actualizado de líneas y equipos. La Gerencia General y la Junta Directiva intervienen cuando el reglamento lo exige, por ejemplo para autorizaciones excepcionales o activaciones de roaming internacional.

La asignación debe responder a una necesidad objetiva vinculada con el cargo. Cada funcionario puede recibir a lo sumo una línea institucional. Salvo Gerente y Subgerente, la solicitud debe venir autorizada por la jefatura inmediata y presentarse ante la Unidad Administrativa Competente. Se lista por cargo quiénes están autorizados de forma ordinaria (Gerente General, Subgerente, directores, coordinadores regionales y del Distrito de Riego, ciertos profesionales y técnicos, y asistentes que atienden usuarios y requieren disponibilidad inmediata). La Gerencia General puede autorizar asignaciones excepcionales previa justificación técnica, aval de la Unidad Administrativa Competente y valoración de disponibilidad presupuestaria y conveniencia institucional.

hasta ¢45.000 para usuarios de dirección superior (Gerente General y Subgerente); hasta ¢23.000 para directores, coordinadores y profesionales autorizados; y hasta ¢17.000 para técnicos, funcionarios de campo y asistentes administrativos autorizados. Si el consumo excede el monto máximo autorizado, el monto excedente lo cubre el trabajador, previa autorización expresa para el rebajo por planilla.

Por regla general las líneas institucionales tendrán bloqueados el roaming y las llamadas internacionales. Excepcionalmente se puede autorizar la activación temporal de roaming para Gerente General, Subgerente, directores u otros funcionarios que lo requieran por misiones oficiales o actividades autorizadas en el extranjero. Para autorizar roaming se exige: solicitud con al menos cinco días hábiles de antelación, justificación escrita con actividad y fechas, autorización previa de la Gerencia General o la Junta Directiva según corresponda, y contratación únicamente de paquetes con tope de consumo previamente definido por la Unidad Administrativa Competente. Está prohibida la activación sin tope de consumo. La Unidad Administrativa Competente debe desactivar el roaming a más tardar el día hábil siguiente al regreso. Si por omisión o negligencia se generan cargos adicionales posteriores al período autorizado, esos cargos serán asumidos por el funcionario responsable y podrán conllevar responsabilidades administrativas.

Los funcionarios con línea o equipo institucional deben usarlo exclusivamente para funciones del cargo; custodiar, conservar y mantener el equipo en condiciones de uso; reportar inmediatamente cualquier anomalía, daño, extravío o robo (si ocurre en día hábil, el mismo día; si en día no hábil, el primer día hábil siguiente); devolver la línea y el equipo cuando cese la necesidad institucional o la relación laboral; entregar temporalmente el equipo a la jefatura si tienen licencias, permisos, vacaciones o incapacidades mayores a un mes (salvo disposición en contrario); y permitir la ejecución de actualizaciones críticas de software cuando la institución lo requiera. En caso de robo, hurto, extravío o daño atribuido por dolo o culpa grave al funcionario, este deberá asumir la reparación o reposición una vez concluido el correspondiente procedimiento administrativo ordinario y respetando el debido proceso.

paso 1, el funcionario tiene tres días hábiles para presentar informe y pruebas; paso 2, la jefatura da visto bueno motivado a la justificación; paso 3, si la justificación es rechazada o no se presenta, la Unidad Administrativa emite una “Resolución de Liquidación de Deuda” y notifica al servidor con dos opciones excluyentes: a) firmar un “Acuerdo de Deducción Voluntaria y Pago Diferido” para rebajo por planilla sin vulnerar la inembargabilidad del salario mínimo; o b) realizar depósito directo en cuenta institucional. El cobro por planilla solo procede después de un acto final firme que declare la liquidez y exigibilidad de la deuda.

Se prohíbe modificar configuraciones o cambiar la línea sin autorización; ceder, prestar o permitir el uso del equipo o línea a no autorizados; usar servicios que generen costos adicionales no relacionados con funciones institucionales; usar el equipo con otra línea diferente a la asignada salvo autorización; instalar aplicaciones fuera de tiendas oficiales; conectar el dispositivo a redes Wi‑Fi públicas no cifradas para manipular información institucional; deshabilitar mecanismos de seguridad exigidos por la Institución; y el uso personal habitual que genere costos al erario. Se tolera un uso personal residual, incidental y breve o por fuerza mayor demostrable, siempre que no afecte el rendimiento laboral ni genere costos.

El control institucional se hará mediante reportes de consumo y tráfico del proveedor. No se permite inspeccionar el contenido de comunicaciones privadas, mensajes personales o correos personales sin autorización expresa del funcionario o resolución judicial. Los dispositivos deben mantener bloqueo biométrico o credenciales numéricas robustas (mínimo 6 dígitos). Al devolver el equipo, el funcionario debe entregar las credenciales necesarias para la gestión del dispositivo. Está prohibido respaldar documentación institucional en nubes personales; los documentos oficiales deben manejarse en nubes y correos corporativos autorizados.

La Gerencia General puede ordenar la cancelación de la línea y exigir la devolución del equipo cuando desaparezca la necesidad institucional; por incumplimiento del reglamento; por traslados o reasignaciones a puestos que no requieran el equipo; por terminación de la relación laboral; por medidas de optimización, racionalización o reestructuración; o si el funcionario extravía el dispositivo en dos ocasiones en 24 meses, salvo casos comprobados de fuerza mayor, robo agravado o caso fortuito.

El incumplimiento constituye falta disciplinaria y dará lugar a medidas y sanciones conforme al Reglamento Autónomo de Trabajo del Senara y la normativa institucional, garantizando el debido proceso. El reglamento lista ejemplos y criterios para clasificar faltas como leves, graves o muy graves. Entre ejemplos: faltas leves incluyen omitir reportes administrativos sobre el estado del equipo; faltas graves incluyen no reportar extravío, hurto o daño severo en el plazo establecido o usar otra línea distinta a la asignada; faltas muy graves incluyen ceder el equipo a terceros, destinar el dispositivo a fines ilícitos o almacenar dolosamente información confidencial en nubes personales.

Para dar de baja equipos sustituidos, obsoletos o dañados irreversiblemente, la Unidad Administrativa Competente debe hacer una valoración previa y levantar un acta administrativa con características del equipo, número de activo, estado, motivo de baja y demás datos pertinentes.

El reglamento entra en vigencia con su publicación en La Gaceta. Las asignaciones y dispositivos que existan en la fecha de entrada en vigencia seguirán rigiéndose por el reglamento anterior hasta su sustitución, renovación o nueva asignación; a partir de las nuevas adquisiciones o asignaciones, aplican las disposiciones del presente reglamento.