Reglamento del PANI sobre el uso y control de fondos públicos entregados en custodia o administración a sujetos privados: qué decide y a quién afecta

El Patronato Nacional de la Infancia (PANI) aprobó un reglamento que regula cómo deben usarse, controlarse y fiscalizarse los fondos y las actividades públicas que el PANI entrega en condición de custodia o administración a sujetos privados mediante convenios. La aprobación consta en el acuerdo PANI-JD-253-2026 y la publicación en La Gaceta. El reglamento entra en vigor el 31 de octubre del 2027 y se aplicará a los convenios del año 2028.

Obliga al PANI como ente concedente y a todas sus unidades que participan en transferencias, planificación, vigilancia, control y rendición de cuentas. Afecta también a los sujetos privados que celebren convenios con el PANI para custodiar o administrar fondos o actividades públicas destinadas a programas en beneficio de la niñez y la adolescencia. A su vez, afecta a las personas menores de edad atendidas por esos programas en la medida en que las actuaciones deben priorizar su interés superior.

Los recursos que el PANI entregue en custodia o administración mantienen siempre su naturaleza pública. Los sujetos privados solo pueden usar esos recursos para la finalidad pactada en el convenio y conforme al Modelo de Atención, al Modelo de Costos, al plan de trabajo, al presupuesto aprobado y a los lineamientos institucionales que el PANI comunique. El PANI deberá comprobar, por los medios que establezca y notifique, que los recursos se ejecutan conforme a su propósito. Los sujetos privados deben rendir cuentas técnico-administrativo-financieras y presentar informes que el reglamento especifica en distintos momentos (por ejemplo, informes mensuales para pre-acogimiento). La auditoría interna del PANI incluirá a estos fondos en su universo de auditoría y tendrá libre acceso a libros, archivos, cuentas bancarias y documentos relacionados con los fondos transferidos.

El reglamento distingue fondos ordinarios y extraordinarios. Los fondos ordinarios cubren gastos corrientes previsibles y se giran mensualmente conforme a listas de población y al convenio; su uso está sujeto a equilibrio financiero, técnico y presupuestario. Los fondos extraordinarios son giros excepcionales para gastos imprevisibles, de apertura de programas, ampliación de instalaciones, gastos de instalación en acogimiento familiar y otros gastos de urgencia o emergencia que se justifiquen técnica y presupuestariamente y que dependan de la disponibilidad presupuestaria del PANI. Para algunos giros extraordinarios se exige resolución del Departamento de Protección con visto bueno de la Gerencia Técnica, y si se sobrepasan ciertos límites de cupos se necesita el visto bueno de la Presidencia Ejecutiva o la autorización de la Junta Directiva; giros extraordinarios generales para toda una modalidad pueden efectuarse sin adenda si la Junta Directiva así lo autoriza; giros extraordinarios particulares requieren adenda al convenio.

Queda prohibido usar fondos ordinarios o extraordinarios para comprar bienes o servicios a personas o empresas cuyos representantes, socios, fundadores, directores o administradores guarden parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad o afinidad con miembros de la Junta Directiva del sujeto privado o con la dirección del programa; en los programas de acogimiento familiar esta prohibición se extiende también a parentesco con familias de acogida. Los sujetos privados deben mantener y cuidar los bienes adquiridos con fondos públicos y permitir visitas del concedente para verificar su estado. El PANI establecerá controles previos, concomitantes y posteriores y podrá exigir a los sujetos privados planes de atención o remediación en caso de desviaciones. Si se detectan irregularidades administrativas, violaciones de derechos de menores, delitos o sospechas de corrupción, el PANI denunciará de inmediato los hechos ante el Ministerio Público y podrá actuar como querellante o actor civil cuando proceda.

Cuando la contratación realizada por el sujeto privado usando fondos públicos supere el umbral técnico señalado (mencionado como cuando excede el 50% del límite inferior del umbral fijado para la licitación menor del régimen ordinario), deberá aplicarse la Ley General de Contratación Pública; si no se alcanza ese umbral, el sujeto privado igualmente debe respetar las prohibiciones y los principios constitucionales y los lineamientos del PANI y la Autoridad de Contratación Pública. Además, por la condición de custodios o administradores de fondos públicos, a los sujetos privados les puede resultar aplicable el régimen sancionatorio establecido en normas de administración financiera y en la ley contra la corrupción, tal como lo menciona el reglamento.

Para la apertura de un programa de acogimiento familiar, el sujeto privado debe presentar un plan de trabajo de hasta seis meses con cálculo presupuestario; el Departamento de Protección definirá el porcentaje a cubrir según disponibilidad presupuestaria. La liquidación de giros se hará separada y a más tardar un mes posterior al finiquito del convenio cuando corresponda. El reglamento también regula cupos ordinarios (capacidad permanente) y cupos extraordinarios o temporales (autorizados excepcionalmente por plazo definido), incluyendo el procedimiento para autorizar hasta dos cupos adicionales de manera excepcional con resolución del Departamento de Protección y visto bueno de la Gerencia Técnica; si se requiere exceder más de dos cupos, requiere intervención de la Presidencia Ejecutiva.

El reglamento entra en vigor el 31 de octubre del 2027 y se implementará para convenios 2028. Deroga totalmente el reglamento anterior para el otorgamiento de beneficios patrimoniales a sujetos privados y los lineamientos previos del Departamento Financiero Contable que regulaban esos beneficios.

El texto que se analizó contiene muchos detalles sobre procedimientos, principios, definiciones y requisitos técnicos. No obstante, la evidencia no presenta en todos los casos montos numéricos precisos, formularios ni los instrumentos operativos completos que el PANI anunció emitir (por ejemplo, lineamientos institucionales, formatos o criterios técnicos específicos). Cuando el reglamento remite a esos instrumentos, corresponde consultar los documentos o lineamientos que el PANI y la Contraloría emitan para conocer los pasos administrativos exactos, los formularios y los montos aplicables en cada situación.