Reglamento interno para la administración, uso y mantenimiento de los vehículos de la Municipalidad de Sarchí — aprobado y publicado en La Gaceta

El Concejo Municipal de Sarchí aprobó, en la Sesión Ordinaria N.°123 del 07 de setiembre de 2026, el “Reglamento para la administración, uso y mantenimiento de los vehículos de la Municipalidad de Sarchí”. El texto aprobado establece reglas obligatorias para cómo se administran, usan, mantienen, controlan y supervisan los vehículos que son propiedad de la Municipalidad. La norma rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta (fuente oficial: La Gaceta).

El reglamento obliga a las personas servidoras públicas de la Municipalidad de Sarchí, a las jefaturas, a las personas conductoras u operadoras, a las personas usuarias y a quienes intervengan en la administración o control de los vehículos municipales. También somete a reglas de uso, seguridad y rendición de cuentas a las autoridades municipales de elección popular, sin perjuicio del régimen especial de responsabilidad que les corresponda. Incluye a todos los vehículos municipales: automóviles, carga liviana, motocicletas, bicimotos y maquinaria especial adquirida, permutada, transferida o donada a la Municipalidad.

El reglamento detalla qué se debe cumplir para que un vehículo municipal pueda circular, quién administra cada vehículo, cómo se controla su uso, cómo se registra el mantenimiento, cómo se tramitan incidentes y qué prohibiciones y sanciones aplican.

Todos los vehículos municipales que circulen en vías públicas deben estar inscritos a nombre de la Municipalidad en el Registro de Bienes Muebles o portar título de propiedad o certificación literal vigente; deben llevar derecho de circulación y calcomanía al día; boleta de inspección vehicular y calcomanía de aprobación; placas o placa provisional; rotulación visible que identifique al vehículo como de la “MUNICIPALIDAD DE SARCHÍ” (adaptada cuando no sea posible rotular en puertas delanteras, por ejemplo en motocicletas); implementos de seguridad exigidos por la Ley de Tránsito; pólizas de seguros obligatorias (y, si la administración lo decide y hay presupuesto, pólizas voluntarias adicionales); y cualquier otro requisito que exija la Ley de Tránsito.

Los vehículos se clasifican como de uso administrativo (traslado y funciones institucionales) o uso operativo (labores y servicios municipales). Deben permanecer disponibles para las funciones municipales y la Municipalidad llevará un inventario anual de todos los vehículos al cierre del periodo contable y presupuestario.

Mediante acto administrativo motivado, la Municipalidad asignará responsable(s) de activos (personas asignadas) a cada vehículo. Esas personas administran los vehículos, verifican anualmente los requisitos para circular, planifican y supervisan mantenimiento, llevan registros antes y después de cada uso, controlan el consumo de combustible, repuestos y herramientas, gestionan pólizas y contrataciones de mantenimiento y mantienen un expediente único por cada vehículo con documentación y controles (características del vehículo, pólizas, controles de mantenimiento y reparaciones, kilometraje, consumo de combustible, formularios de entrega y devolución, reportes de incidentes, etc.).

Las personas asignadas deben informar a la Alcaldía Municipal en mayo y noviembre de cada año sobre el uso, estado y mantenimiento de los vehículos. Ese informe debe incluir: detalle de vehículos en servicio y fuera de servicio con motivos; kilómetros recorridos y combustible consumido con referencia al rendimiento por galón según tipo de vehículo; anomalías detectadas por los GPS; mantenimientos y costos; y estado mecánico general.

Solo las personas servidoras públicas de la Municipalidad con licencia de conducir vigente e idónea para el tipo de vehículo y con autorización expresa por escrito de la persona asignada pueden conducir u operar vehículos municipales. El préstamo entre unidades requiere un formulario con datos mínimos (solicitante, unidad, fecha, placa, vehículo asignado, destino, motivo, acompañantes, hora de salida y regreso) presentado con al menos un día hábil de anticipación, excepto emergencias justificadas; la persona asignada o, en su ausencia, el superior jerárquico, firma la autorización.

El uso fuera de la jornada laboral o en días inhábiles está restringido a situaciones excepcionales y justificadas relacionadas con funciones municipales; debe coordinarse con la persona asignada y notificarse a la Alcaldía. La conducción por personas ajenas a la Municipalidad está prohibida expresamente (Artículo 42). El traslado de personas ajenas se permite solo de manera excepcional por razones de emergencia o conveniencia institucional y con autorización previa de la Alcaldía. La Alcaldía puede autorizar temporalmente el uso a otro órgano o ente público u organizaciones sin fines de lucro, pero la conducción debe permanecer a cargo de un conductor de la Municipalidad; dicha autorización puede revocarse mediante acto motivado.

El mantenimiento de los vehículos será preventivo y correctivo y se realizará en el taller contratado por la Municipalidad. El mantenimiento preventivo se programará periódicamente; el correctivo se hará cuando ocurra un incidente. Vehículos aún cubiertos por garantía deberán someterse al plan de mantenimiento exigido por la garantía.

El suministro de combustible debe registrarse mediante vales, boletas, tarjetas electrónicas, sistemas automatizados u otros medios autorizados que identifiquen el vehículo, fecha, hora, lugar, cantidad y tipo de combustible y la persona autorizada. Si no existe sistema automatizado, la persona asignada llevará un registro manual autorizado. El abastecimiento se hará únicamente en centros de servicio autorizados por la Municipalidad.

Se instalarán dispositivos GPS u otros de monitoreo para rastrear ubicación en tiempo real, distancias recorridas, kilometraje, rutas, consumo de combustible, velocidad, rendimiento, horas de uso, periodos de inactividad y otros datos necesarios. La Alcaldía definirá quién puede ver esa información. El uso de datos queda limitado a fines institucionales (control del uso adecuado, seguridad vial y eficiencia) y debe respetar legalidad, proporcionalidad, dignidad y privacidad; el acceso será restringido y sujeto a confidencialidad. La información no podrá usarse con fines arbitrarios, discriminatorios ni que menoscaben derechos.

Si los dispositivos detectan anomalías (mal uso, subutilización, inactividad prolongada, excesos de velocidad u otras irregularidades) se adoptarán medidas disciplinarias, respetando el debido proceso.

En caso de un hecho de tránsito que involucre un vehículo municipal, el conductor debe no mover el vehículo hasta que Policía de Tránsito y aseguradora actúen; avisar a autoridades y aseguradora; recabar datos de afectados y testigos; notificar inmediatamente a su superior y presentar, al día hábil siguiente, un informe escrito que incluya copia de la boleta de citación y de la boleta de la aseguradora. La persona asignada coordinará con Asesoría Jurídica Institucional la tramitación judicial y administrativa. Ninguna persona servidora pública puede efectuar arreglos extrajudiciales fuera del marco judicial; el conductor solo podrá acordar un arreglo extrajudicial si se integra al proceso judicial, es homologado por la autoridad competente, no se ha utilizado la póliza del vehículo y no hay afectación a la Hacienda Pública. La persona asignada debe rendir un informe preliminar con recomendaciones a la Alcaldía dentro de cinco días hábiles sobre cada hecho de tránsito, robo, hurto, uso inadecuado u otro incidente.

Las infracciones al reglamento y las normas de tránsito serán sancionadas según su gravedad, reincidencia y afectación a la Hacienda Pública, con respeto al debido proceso y conforme al régimen disciplinario municipal aplicable. Si una autoridad judicial declara responsable al conductor y existe afectación a la Hacienda Pública, el conductor podrá ser declarado responsable previa observancia del debido proceso, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa. Ocultar un daño conocido con un vehículo municipal implica responsabilidad administrativa y civil. La Municipalidad puede cancelar inmediata e indefinidamente la autorización para conducir a quien, por dolo o culpa, cause un hecho de tránsito grave.

Entre otras, queda prohibido fumar o vapear dentro de los vehículos municipales; conducir a velocidades superiores a las permitidas; usar teléfono sin manos libres; conducir bajo efectos de alcohol, drogas o sustancias enervantes; ceder la conducción a no autorizados; usar vehículos para fines personales o proselitismo político; manipular registros de consumo o extraer combustible para uso no institucional; retirar calcomanías oficiales; y realizar reparaciones no autorizadas.

El reglamento deroga la norma previa sobre uso de vehículos municipales publicada en La Gaceta N.°217 del 10 de noviembre de 2005. Cualquier reforma deberá ser aprobada por el Concejo Municipal y publicada en La Gaceta. Este reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Fuente: texto publicado en La Gaceta (enlace oficial incluido en la evidencia).