Acuerdo municipal que ordena publicar una consulta pública no vinculante sobre el Reglamento para el uso de dispositivos móviles y redes sociales oficiales de la Municipalidad de San Pablo de Heredia

El Concejo Municipal de San Pablo de Heredia acuerda solicitar a la Administración Municipal que publique en el Diario Oficial La Gaceta una consulta pública no vinculante sobre el “Reglamento para el uso de dispositivos móviles institucionales y redes sociales oficiales de la Municipalidad de San Pablo de Heredia”. El acuerdo quedó aprobado de forma unánime y se registra como Acuerdo N° 314-26 (documento con fecha de sesión 29 de setiembre de 2026 y firmado el 02 de octubre de 2026). La publicación solicitada es una consulta pública no vinculante, es decir, la consulta busca recibir opiniones pero sus resultados no obligan automáticamente a cambiar o aprobar el reglamento.

El reglamento, tal como se incluye en el acuerdo, establece normas obligatorias para todos los funcionarios que reciban en custodia un dispositivo móvil institucional y reglas para las cuentas oficiales de redes sociales administradas por la municipalidad. Afecta directamente a los funcionarios que reciban teléfonos, tablets u otros dispositivos entregados por la Municipalidad, así como a las personas que administran las cuentas institucionales (Departamento de Comunicación Institucional y Departamento de Tecnologías de la Información -TI-). También impone responsabilidades a jefaturas, a la Alcaldía y a la Dirección de Recursos Humanos en aspectos de custodia y control de accesos.

Los dispositivos dados por la municipalidad son bienes públicos municipales y se definen como instrumentos de trabajo; no constituyen beneficio personal ni salario y su uso no puede cobrarse. La entrega exige que el funcionario firme un acta de recibido que detalle equipo, accesorios y número de IMEI. Los equipos se entregan configurados por el Departamento de TI con aplicaciones mínimas y controles de seguridad. Cualquier cambio de custodio debe registrarse mediante acta formal gestionada por TI.

En cuanto al uso, los dispositivos están destinados estrictamente a fines laborales; el uso personal solo está permitido en casos de emergencia. El uso se limita al horario laboral ordinario salvo autorización expresa; la excepción expresada es el dispositivo del Departamento de Comunicación Institucional por la naturaleza de su cargo. Se prohíbe el consumo excesivo de datos para fines no institucionales (por ejemplo, descargas de videos o música) y el roaming solo puede habilitarse con autorización escrita del superior jerárquico.

Cada dispositivo debe contar con contraseña segura o autenticación biométrica y se menciona que así se contaría con doble factor de autenticación (2FA) solicitado por el MICITT. El Departamento de TI podrá, si es necesario, instalar sistemas MDM (Mobile Device Management) para control remoto, monitorear consumo de voz y datos, y hacer auditorías periódicas de configuración y uso. Las actualizaciones de seguridad deben mantenerse; el usuario es responsable del mantenimiento habitual salvo cuando sea mantenimiento preventivo coordinado por TI. Las reparaciones solo pueden realizarse en talleres autorizados por la Municipalidad y la sustitución de equipos procede únicamente por obsolescencia comprobada, fallas irreparables o daños no atribuibles a negligencia, con justificación y aprobación de TI y Servicios Generales.

Robo, pérdida o acceso indebido deben notificarse a la Municipalidad mediante oficio a la dirección administrativa a más tardar el día hábil siguiente y además exigirán la presentación de una denuncia ante una oficina judicial y el reporte al proveedor del servicio para su suspensión. En caso de negligencia, el funcionario podrá asumir la reposición total o parcial del bien. El régimen sancionatorio contempla sanciones como amonestación escrita, suspensión del equipo, sanciones administrativas y, en casos graves, responsabilidad civil o penal, conforme a la normativa aplicable.

El reglamento regula cámaras corporales, cámaras vehiculares u otros dispositivos de grabación asignados. Las grabaciones se consideran información pública de carácter sensible y son propiedad exclusiva de la Municipalidad. Las cámaras autorizadas deben ser las asignadas por la municipalidad; queda prohibido usar cámaras personales. Las grabaciones deberán activarse en inspecciones, operativos, procedimientos administrativos, fiscalizaciones y atención de incidentes, salvo imposibilidad técnica o causa justificada. Está prohibido manipular, alterar, editar, eliminar o compartir grabaciones sin autorización; es obligatorio comunicar a la persona que será grabada. El material audiovisual debe almacenarse diariamente en una carpeta específica en OneDrive, bajo la disponibilidad de la jefatura directa y en coordinación con TI. No se permite conservar copias en dispositivos o cuentas personales. El plazo de conservación es de seis meses o mientras exista un proceso administrativo, disciplinario o judicial en curso; al finalizar ese plazo, la jefatura decide si el material se elimina o conserva. El acceso al material exige una solicitud formal y justificada. El tratamiento debe respetar confidencialidad y protección de datos personales; la reproducción o difusión sin autorización o sin orden judicial constituye falta grave.

El reglamento aplica a cuentas oficiales como Facebook, Instagram, YouTube, WhatsApp y TikTok administradas por la municipalidad. La creación de nuevas cuentas requiere aprobación escrita del Departamento de Comunicación Institucional y de la jefatura de TI. La gestión es centralizada: las credenciales estarán bajo custodia conjunta del Departamento de TI y Comunicación Institucional; se definirán roles (administrador principal y editores autorizados). Los accesos de funcionarios que cesen deben eliminarse inmediatamente, responsabilidad de TI y la Dirección de Recursos Humanos.

Las publicaciones oficiales deben guiarse por principios de transparencia, rendición de cuentas, respeto, objetividad y neutralidad política (prohibida la promoción o perjuicio de partidos o candidaturas). Se autorizan publicaciones sobre campañas oficiales, proyectos, comunicados, emergencias, actividades culturales, educativas, ambientales o comunitarias, siempre con aprobación de la persona encargada de Comunicación Institucional. Está prohibida la difusión de información no verificada, rumores, cadenas o contenido políticamente proselitista; además se deben respetar las disposiciones del Tribunal Supremo de Elecciones sobre vedas electorales. El uso de imágenes que identifiquen personas requiere consentimiento previo y expreso, salvo imágenes tomadas en actividades públicas de acceso libre cuando se usen con fines informativos o institucionales y sin menoscabar la dignidad.

Cada jefatura debe solicitar publicaciones vía correo institucional; la persona encargada del Departamento de Comunicación Institucional deberá publicar en un plazo no mayor a 4 días hábiles siempre que el contenido guarde relación estricta con la municipalidad. Las respuestas a consultas o comentarios ciudadanos deben darse en un plazo máximo de 3 a 4 días hábiles. Comentarios ofensivos, discriminatorios o que inciten al odio podrán eliminarse u ocultarse, conservando un pantallazo o respaldo antes de hacerlo.

Todas las cuentas institucionales deben contar con doble factor de autenticación. Las contraseñas se deben actualizar al menos cada noventa (90) días y no deben compartirse con personas ajenas a la función. Las credenciales deben guardarse en sobre cerrado, sellado y firmado, bajo custodia conjunta de la Alcaldía, TI y Comunicación Institucional, y cualquier apertura o modificación debe documentarse. La municipalidad debe establecer un procedimiento oficial de recuperación de cuentas ante hackeos o pérdida de acceso, con notificación a TI, documentación del incidente y medidas correctivas.

Las cuentas oficiales estarán sujetas a auditorías por lo menos una vez al año para verificar cumplimiento de seguridad, administración de accesos y uso adecuado. El uso indebido de cuentas, dispositivos o recursos tecnológicos podrá dar lugar a medidas disciplinarias que incluyen suspensión de accesos, amonestaciones administrativas y, en casos graves, investigación por posible uso indebido de recursos públicos.

El Concejo Municipal no aprueba aquí el reglamento como norma obligatoria definitiva en la vía legal; acuerda someterlo a consulta pública no vinculante a publicarse en La Gaceta, según lo solicitado por el Alcalde mediante oficio. Esto significa que el reglamento tal como figura en el acuerdo se somete a consulta pública para recibir observaciones, pero la consulta en sí no obliga a la municipalidad a aceptar o incorporar las opiniones recibidas.