Reglamento de Caja Chica de la Junta Administrativa de Cementerios de Goicoechea — Capítulo Primero: reglas para crear, usar y controlar un fondo para compras menores

La Junta Administrativa de Cementerios de Goicoechea (JACG) aprobó un reglamento que fija cómo debe funcionar su Caja Chica: es un fondo autorizado para pagar compras o servicios de menor cuantía que sean indispensables y urgentes. El reglamento define quién administra el fondo, cómo se solicitan y rinden los vales, los montos máximos, los plazos de liquidación, controles y prohibiciones, y establece que la norma rige desde su publicación en La Gaceta siempre que el Consejo Municipal de la Municipalidad de Goicoechea la apruebe.

se crea y regula un Fondo de Caja Chica administrado por la JACG para atender gastos menores e indispensables. Ese fondo funcionará como un “fondo fijo”: la suma total asignada debe estar representada en efectivo y documentos de respaldo en todo momento. El reglamento obliga a custodiar el efectivo bajo quien designe la JACG, registrar las operaciones en los estados financieros y mantener respaldos en el sistema informático de la entidad y en archivo para auditorías.

afecta a las personas funcionarias de la JACG que puedan solicitar, autorizar, custodiar o liquidar vales. El Director Administrativo tiene responsabilidades concretas: designar al encargado contable de caja chica, autorizar vales por el tope mayor, diseñar y mantener el sistema de control del fondo y tramitar reintegros. La Junta Directiva debe aprobar el monto anual del fondo (según el procedimiento indicado) y conocer autorizaciones excepcionales que excedan el tope establecido.

el fondo anual se fija como el 10% del umbral para contratación del régimen ordinario que determine la Contraloría General de la República; ese monto anual será aprobado por la Junta Directiva en febrero de cada año. Cada vale permitido con cargo a Caja Chica tiene un tope máximo de 450.000 colones; solo el Director Administrativo puede autorizar vales por ese monto. Si por extrema urgencia se necesita más de 450.000 colones, el caso debe escalarse a la Junta Directiva de Cementerios para que acuerde su autorización.

la compra o servicio debe ser indispensable e impostergable; no debe resultar más costosa que el procedimiento ordinario de contratación; debe acreditarse el costo-beneficio para la JACG; no debe haber fraccionamiento de la compra; no debe existir el bien en bodega; y ninguna otra dependencia o funcionario de la JACG debe poder proveer el bien o servicio requerido.

el vale es un formulario prenumerado que debe contener, como mínimo: fecha, nombre del solicitante, detalle de bienes/servicios, monto solicitado y firmas del solicitante y su jefatura inmediata. No se podrá emitir un nuevo vale si el solicitante tiene otro pendiente de liquidar. Las facturas o recibos que sustentan las compras deben ser electrónicas cuando corresponda; si son físicas, ciertas condiciones aplican (p. ej., nombre a nombre de la JACG, detalle claro, fecha igual o posterior a la entrega del efectivo). Las facturas de régimen simplificado deben identificar al proveedor y su resolución. Los comprobantes deben ser firmados por la jefatura inmediata.

quien recibe un vale debe liquidarlo (rendir comprobantes originales) en un plazo máximo de 48 horas desde la entrega del dinero, salvo caso fortuito o fuerza mayor; en esas excepciones puede autorizarse por escrito a otra persona para liquidar. Si la compra no se efectúa, el funcionario debe reintegrar inmediatamente el dinero. Si el gasto excede el monto autorizado en el vale, la diferencia la debe asumir la persona que recibió el vale; la JACG no está obligada a reintegrarla.

la Dirección Ejecutiva tramitará la reposición del fondo cuando se haya gastado el 60% del monto asignado; si en dos semanas no se llega al 60%, el Director Administrativo deberá tramitar la reposición de lo gastado.

el Director Administrativo debe diseñar y mantener controles internos coherentes con las normas de la Contraloría y el Código Municipal. Se practicarán arqueos (incluyendo sorpresivos) al fondo; todo arqueo se hará en presencia del Tesorero de la Junta Directiva. Si un arqueo detecta faltante, la persona responsable del fondo debe reponer de inmediato la totalidad y depositarlo en la cuenta general de la JACG. Si el encargado se ausenta por caso fortuito o fuerza mayor y hace falta usar el fondo, el Director Administrativo efectuará un arqueo y dejará constancia firmada; esa función recaerá en quien ocupe la tesorería.

queda prohibido fraccionar compras para evadir procedimientos de contratación. No se puede variar el objetivo de una compra ni pagar bienes o servicios adquiridos antes de autorizar un vale. No se puede usar el fondo para cambiar cheques personales ni para actos distintos a los autorizados por ley y por este reglamento.

el reglamento remite a la aplicación de varias normas estatales de control financiero y contratación administrativa que deben observar los funcionarios (por ejemplo, normas de la Contraloría). El reglamento indica que rige a partir de su publicación en el Diario Oficial de La Gaceta y requiere la aprobación del Consejo Municipal de la Municipalidad de Goicoechea para su vigencia.

el reglamento define términos como caso fortuito, fuerza mayor, arqueo, vale, liquidación, reintegro y fraccionamiento; establece que la Caja Chica opera como fondo fijo y que los respaldos documentales se guardarán en el archivo de la JACG para la Auditoría Interna. El documento fue publicado en La Gaceta y proviene de la Municipalidad de Goicoechea según la referencia en la publicación oficial.