Reglamento de la Municipalidad de Montes de Oca para la gestión de patrocinios: reglas sobre cómo recibir y otorgar apoyos

La Municipalidad de Montes de Oca aprobó un reglamento que establece cómo debe gestionarse todo el ciclo de los patrocinios que la Municipalidad reciba o otorgue. El reglamento regula desde la formulación de la iniciativa hasta la selección del patrocinador, la formalización del acuerdo, la ejecución, el control y el informe de cierre. La fuente oficial es la publicación en el Diario Oficial La Gaceta y el documento fue aprobado por el Concejo Municipal en la sesión ordinaria N.º 125/2026, artículo N.º 13.4., del 21 de setiembre del 2026; rige a partir de su publicación en La Gaceta.

el reglamento ordena que todos los patrocinios —entendidos como apoyos económicos, en especie, técnicos o logísticos para proyectos, programas o actividades municipales— se gestionen con transparencia y trazabilidad digital usando el Sistema Digital Unificado (SDU) como expediente oficial, salvo excepciones legalmente acreditadas. Establece roles claros (Alcaldía, Concejo Municipal, unidad promotora, Proveeduría, Asesoría Legal, Presupuesto y Contabilidad y departamento de Comunicación) y obligaciones concretas para cada uno en las etapas de evaluación, sondeo, formalización y control.

afecta a todas las dependencias municipales, órganos desconcentrados y comités adscritos cuando actúen en representación de la Municipalidad o administren aportes mediante cuentas, bienes o procedimientos institucionales. La unidad promotora es la dependencia que propone la iniciativa y debe preparar formularios, la información preliminar (“alerta temprana”) y los informes de ejecución; la Proveeduría administra el expediente en el SDU; la Asesoría Legal debe emitir criterio jurídico antes de aprobar o formalizar; el departamento de Comunicación debe aprobar el uso de imagen o piezas; las unidades de Presupuesto y Contabilidad registran los aportes y la valoración de especies. Ningún funcionario o dependencia puede comprometer el nombre, la imagen, recursos o responsabilidad institucional en materia de patrocinios sin la autorización que marca este reglamento.

primero la unidad promotora formula la iniciativa y obtiene el visto bueno del director. Luego el alcalde o su delegado autoriza iniciar la búsqueda de patrocinadores. Es obligatorio realizar un sondeo de potenciales patrocinadores que sea proporcional y documentado (invitaciones directas, publicaciones institucionales u otros medios idóneos). La unidad promotora debe registrar en el SDU una “alerta temprana” con la necesidad, objetivos y estimación del aporte; esa alerta es informativa y no genera derecho de selección. La selección del patrocinador se basa en criterios objetivos (ventaja económica neta, pertinencia con el fin público, idoneidad, viabilidad, menor restricción a la libertad institucional) y debe justificarse mediante un acto motivado del órgano competente (o su delegado) que se cargará íntegramente en el SDU antes de la selección o formalización. La formalización se realiza mediante convenio o contrato registrado en el SDU que incluya, como mínimo, objeto, aportes y calendario, reconocimientos, obligaciones de uso de marca, cláusulas de integridad y prevención de LA/FT, seguros si aplican, solución de controversias y causales de terminación.

todo el expediente del patrocinio (actos, sondeo, grado de cumplimiento, evidencias de aportes y reconocimientos, estudios requeridos, convenio y cierre) debe permanecer en el SDU con folio y versión controlada. La Municipalidad mantendrá además un registro público con datos básicos del patrocinio (objeto, patrocinador, valor estimado, vigencia, reconocimientos, unidad responsable y estado), respetando la confidencialidad legal cuando corresponda. Al cierre del patrocinio se debe cargar en el SDU un informe que incluya, al menos, el valor económico total recibido, grado de cumplimiento, resultados e impacto, lecciones aprendidas y constancias de publicidad y transparencia.

los reconocimientos (inclusión de logotipos, placas, menciones públicas, presencia en eventos, etc.) son accesorio y deben ser proporcionales al aporte. Queda prohibido otorgar beneficios que impliquen renuncia de potestades públicas, exclusividad injustificada, ventajas económicas directas o preferencias indebidas en futuras contrataciones. No se considerará patrocinio cuando los reconocimientos equivalgan al valor del aporte o cuando la relación configure una contratación pública onerosa ordinaria. Los patrocinadores deben declarar el origen lícito de los fondos y aceptar cláusulas de integridad y anticorrupción; el incumplimiento puede dar lugar a reducción de reconocimientos, sanciones contractuales, multas proporcionales, resolución del convenio e indemnización por daños. El reglamento prevé mecanismos para declarar y gestionar conflictos de interés (abstención, sustitución o medidas de mitigación) y obliga a dejar constancia en el SDU o en el convenio.

el reglamento permite programas institucionales de patrocinio para diseño, construcción, rehabilitación, conservación, mantenimiento o embellecimiento de infraestructura y bienes municipales (parques, plazas, edificaciones, luminarias, bancas, juegos infantiles, etc.). Los bienes u obras ejecutados por patrocinio pasarán a formar parte del patrimonio municipal o del dominio público según corresponda y no generan derechos exclusivos para el patrocinador. También se regula la figura de “adopción” de bienes o espacios públicos mediante convenio con plazo, obligaciones, supervisión y causales de terminación.

la Municipalidad puede otorgar patrocinios a terceros para actividades culturales, deportivas, científicas o de interés institucional, siempre que exista contenido presupuestario suficiente y un beneficio institucional o público verificable. Todo patrocinio otorgado por la Municipalidad requiere acto motivado con estudio de costo‑beneficio que demuestre razonabilidad y proporcionalidad del aporte; la selección del beneficiario debe sustentarse en criterios objetivos y el otorgamiento formalizarse mediante convenio registrado en el SDU.

los convenios pueden establecer multas, reducción de reconocimientos y resolución por incumplimiento, con procedimientos que respeten audiencia previa y principios de proporcionalidad y debido proceso. La Municipalidad puede rescindir unilateralmente un patrocinio por razón de interés público, caso fortuito o fuerza mayor mediante acto motivado y notificación al patrocinador. El reglamento rige desde su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.