Reglamento del Tribunal Supremo de Elecciones para consultas web de datos civiles del Registro Civil: qué decide y cómo funciona

El Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) publicó un reglamento que regula cómo se consultan, muestran y usan en su sitio web los datos personales de acceso general contenidos en la base de datos del Registro Civil. El documento fija reglas sobre qué datos se muestran en la consulta pública en línea, cómo deben registrarse y autenticarse las personas usuarias, cómo se gestionan accesos con mayor detalle (accesos diferenciados), las obligaciones y controles de trazabilidad, y las sanciones o revocaciones por uso indebido. La norma rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta y fue dada en San José el cinco de octubre de dos mil veintiséis.

A toda persona física mayor de edad que use el sistema web del Registro Civil, a instituciones públicas, a organizaciones privadas y a profesionales que soliciten consultas por ese medio, y a las dependencias internas del TSE que administren, autoricen, desarrollen, mantengan, auditen o supervisen el servicio. Las cuentas para consultar son personales e intransferibles; si una institución solicita acceso para su personal, cada persona debe estar identificada individualmente.

El reglamento dice que su cobertura abarca datos relacionados con hechos vitales y actos civiles tales como nacimientos, matrimonios, divorcios, defunciones y el domicilio electoral. Sin embargo, el texto también establece límites concretos sobre lo que se muestra en la consulta general: el acceso general sólo debe mostrar los datos irrestritos necesarios para identificar a la persona y verificar su existencia, estado civil o condición registral, y específicamente ordena que la consulta general no muestre la identidad ni otros datos individualizados de los hijos de la persona consultada, ni los nombres de los progenitores, ni el domicilio, ni el detalle individualizado de terceras personas vinculadas con matrimonios, divorcios, separaciones judiciales o viudez. En la práctica, esto significa que, aunque la base de datos incluya ciertos campos (el reglamento menciona el domicilio electoral en la cobertura), la vista pública por defecto estará limitada y no mostrará direcciones ni información detallada de familiares o terceros.

El reglamento contiene una tensión explícita entre dos partes del texto: el Artículo 1 enumera el “domicilio electoral” dentro de la información cubierta por el sistema, mientras que el Artículo 7 dispone expresamente que “no se desplegarán mediante el sistema... el domicilio”. Esa contradicción está en el propio documento. Ante ella, lo que puede decirse con prudencia sobre el efecto práctico es que la regla aplicable al comportamiento del sistema (qué se muestra en la consulta general) prohíbe la exposición del domicilio; no obstante, la inclusión del domicilio electoral en la lista de cobertura indica que ese dato forma parte de la base de datos administrada por el TSE. El reglamento no aclara en una sola frase cuál de los dos enunciados prevalece en todos los casos, por lo que la interpretación operativa dependerrá de las normas técnicas complementarias o de decisiones internas de implementación que la Dirección General del Registro Civil y la Dirección General de Estrategia Tecnológica publiquen posteriormente.

Existen dos tipos de perfil. El acceso general se asigna a la persona que complete registro, validación de identidad y acepte los términos; muestra sólo datos irrestrictos y puede estar sujeto a límites de frecuencia, volumen y simultaneidad. El acceso diferenciado permite ver datos adicionales —por ejemplo, identidad y datos individualizados de hijos, de terceras personas vinculadas a matrimonios o divorcios y otros vínculos familiares cuya exposición permita reconstruir relaciones personales— pero sólo se concede por autorización expresa de la Dirección General del Registro Civil cuando hay justificación, necesidad concreta, idoneidad y proporcionalidad. Podrán solicitar acceso diferenciado las instituciones públicas para su personal (identificando a cada persona usuaria); solicitudes del sector privado o de personas particulares se evaluarán caso por caso y deberán acreditar un interés público o ajustarse a criterios como conexión entre finalidad y datos, tipo/volumen/frecuencia, riesgos para titulares y medidas de seguridad.

Toda consulta requiere registro previo de una persona física mayor de edad; las cuentas son personales e intransferibles. Las personas costarricenses usarán mecanismos institucionales automatizados que el TSE defina; las personas extranjeras deberán presentar documento de identidad vigente y datos mínimos para validación. Antes de habilitar la cuenta se informarán y aceptarán términos y condiciones; cada acceso constituye una nueva aceptación. Las personas usuarias deben proteger sus credenciales, no compartir la cuenta, usar contraseñas robustas, cerrar sesión en equipos públicos y notificar incidentes. Está prohibido el uso de herramientas automatizadas para extracción masiva o reutilización (descargas masivas, indexación por motores de búsqueda, APIs que permitan extracción sistemática).

El sistema mantendrá bitácoras inalterables que identifiquen la cuenta, fecha y hora, tipo de consulta, datos visualizados y eventos relevantes. Esas bitácoras se conservarán por el plazo que aplique según las políticas institucionales o el CISED y no podrán eliminarse mientras exista una solicitud, investigación o procedimiento relacionado. Las personas titulares pueden pedir a la Dirección General del Registro Civil un informe sobre las consultas hechas sobre sus datos; deben acreditar identidad e indicar el período. El informe, si los datos existen en la bitácora, incluirá fecha y hora de consultas, tipo de perfil usado, la institución vinculada cuando conste, y la identificación del usuario si la consulta fue con perfil diferenciado. La Dirección puede reservar total o parcialmente información cuando su entrega afecte derechos de terceras personas, comprometa la seguridad del sistema o perjudique una investigación en curso; las denegatorias deben constar en resolución motivada.

El TSE implementará controles automáticos y alertas para detectar patrones anómalos (consultas excesivas, accesos desde ubicaciones inusuales, intentos de extracción sistemática). Si se detecta una anomalía, la Administración podrá aplicar medidas cautelares técnicas inmediatas, incluida la suspensión temporal del perfil o cuenta mientras investiga. Antes de una revocación definitiva, salvo medidas urgentes, se dará audiencia a la persona usuaria y, cuando corresponda, a la entidad solicitante. Motivos de revocación señalados incluyen desaparición de la necesidad acreditada, uso para finalidad distinta, cesión o uso compartido de la cuenta, obtención o divulgación no autorizada de datos, falsedad u omisión en la solicitud, incumplimiento reiterado de límites o medidas de seguridad, u obstrucción de auditorías. Contra decisiones de la Dirección General del Registro Civil proceden recursos de revocatoria frente a esa dependencia y apelación ante el Tribunal Supremo de Elecciones según la Ley General de la Administración Pública.

El acceso concedido no exonera a la persona usuaria o a la entidad de cumplir la normativa vigente. El uso indebido puede generar responsabilidad administrativa, civil, penal, disciplinaria o profesional. El reglamento remite a las sanciones previstas en la Ley n.° 8968 (Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales) y al régimen sancionatorio aplicable a bases de datos públicas; además, el Registro Civil remitirá casos con indicios de infracción a las autoridades competentes.

La Dirección General del Registro Civil y la Dirección General de Estrategia Tecnológica podrán emitir manuales, formularios, condiciones de uso y lineamientos técnicos para aplicar el reglamento, pero esos instrumentos no podrán ampliar las categorías de datos, sujetos o finalidades autorizadas ni reducir las garantías establecidas. Asimismo deben coordinar acciones para autenticación, control, supervisión y mejora continua.