Reglamento del Fondo de Caja Chica de BN Sociedad Corredora de Seguros S.A. — Disposiciones y funcionamiento

La Junta Directiva de BN Sociedad Corredora de Seguros S.A. aprobó, en la Sesión N° 413 el 16 de junio de 2026, el Reglamento del Fondo de Caja Chica. El reglamento establece cómo se organiza, opera y controla ese fondo fijo de dinero dentro de la corredora.

Afecta a la Gerencia General, Directores, Jefaturas, Supervisores, al jefe Administrativo Financiero, al encargado y su sustituto del fondo, a la Unidad Administrativa Financiera, al área contable y a cualquier funcionario que solicite o maneje recursos por caja chica en BN Sociedad Corredora de Seguros S.A. La caja chica se define como un fondo fijo que facilita compras excepcionales de bienes y servicios cuando no procede un procedimiento ordinario de contratación, siempre que se cumplan los supuestos legales señalados en la Ley General de la Contratación Pública y su Reglamento General.

El reglamento impone límites y requisitos concretos. El gasto por caja chica se restringe a compras indispensables y urgentes que no requieran el procedimiento ordinario, conforme a los artículos 3° de la Ley General de la Contratación Pública y 12° de su Reglamento; la decisión inicial debe dejar acreditado el cumplimiento de esos requisitos. No se podrán adquirir activos fijos con este fondo. Todas las compras o pagos deben tener contenido presupuestario aprobado en el Presupuesto Anual.

Se permite realizar compras por caja chica hasta un 10% del monto fijado para la Licitación Reducida correspondiente al régimen ordinario. Además, se autoriza hacer pagos en efectivo iguales o menores a ¢200.000,00 para bienes y servicios ocasionales y gastos en efectivo iguales o menores a ¢200.000,00 deben respaldarse con factura a nombre de BN Sociedad Corredora de Seguros, S.A. Los fondos asignados se manejarán y se reintegrarán en efectivo, y estarán custodiados en una caja fuerte destinada a ese fin.

La Gerencia General, solo en casos excepcionales y considerando el artículo 12° del Reglamento a la Ley General de la Contratación Pública, podrá autorizar la compra de boletos aéreos y marítimos (nacionales o internacionales) por caja chica, siempre que se cumplan estas cuatro condiciones: 1) el gasto sea “indispensable e impostergable”; 2) la adquisición por caja chica no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario (valorada frente a históricos o SICOP); 3) se acredite el costo-beneficio para la Administración; y 4) no haya fragmentación: el monto total de todos los boletos para un mismo viaje debe sumarse para verificar el tope del 10% mencionado.

Los funcionarios que manejen la caja chica responden por actos imputables por dolo, culpa o negligencia, con sanciones disciplinarias conforme a la normativa aplicable, sin perjuicio de sanciones penales o civiles. El reglamento detalla faltas que se sancionarán como leves (por ejemplo, liquidar extemporáneamente adelantos, no realizar arqueos o no cubrir faltantes en el plazo reglamentado) y establece que la reincidencia en esas conductas se considerará falta grave, previa sustanciación del procedimiento administrativo.

El jefe Administrativo Financiero designará un responsable y un sustituto del manejo del fondo. El sustituto mantendrá un saldo de caja de ¢200.000.00; el texto indica que “el encargado de la caja chica mantendrá diferencia del monto autorizado del total del fondo de la Caja Chica”, frase cuya redacción impide precisar exactamente cuál es la obligación numérica del encargado. La ubicación física de la caja chica debe tener seguridad adecuada y el fondo solo podrá contener dinero, cheques y justificantes que respalden compras, adelantos y viáticos. Está prohibido al encargado y/o sustituto mezclar fondos o usar la caja chica para pagos de sueldos, cambiar cheques personales, entre otros usos no autorizados.

Toda solicitud por caja chica debe tramitarse con el formulario “Vale de Caja Chica” y contar con el visto bueno de la Jefatura Administrativa Financiera. Antes de solicitar un adelanto se debe verificar que el suministro no exista en el almacén. Para gastos en efectivo hasta ¢200.000,00 se exige factura comercial original a nombre de BN Sociedad Corredora de Seguros, S.A., o la liquidación de viáticos o transporte, con requisitos formales detallados (indicar bienes/servicios y monto, sello de cancelación, timbrado o indicación de dispensa, cumplimiento del oficio DGT-R-012-2018, etc.). Al funcionario con una liquidación pendiente no se le tramitará otro anticipo hasta tanto liquide lo pendiente.

El encargado tramitará los reembolsos con revisión de Contabilidad; los reembolsos se harán en efectivo y deben acompañarse con justificantes. Se exige que los reembolsos se tramiten según el volumen de gastos para evitar agotar fondos. El encargado o sustituto deberá hacer al menos un cierre mensual; un sobrante se depositará inmediatamente en la cuenta corriente de BN Corredora de Seguros; un faltante debe cubrirse en los próximos tres días hábiles y dejar constancia escrita del motivo. La Unidad Administrativa Financiera y la Auditoría Interna pueden hacer arqueos sin aviso.

Si se sospecha que hubo actos u omisiones que infrinjan el reglamento o causen daños al fondo, la Jefatura Administración Financiera deberá adoptar acciones para denunciar y tramitar responsabilidades administrativas y civiles, conforme al marco jurídico vigente.

El reglamento aplica dentro de BN Sociedad Corredora de Seguros S.A. Las normas empezarán a regir desde su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.