Reglamento para el funcionamiento del Departamento de Proveeduría de la Defensoría de los Habitantes (Acuerdo N° DH-A-2916-2026)

La Defensora de los Habitantes publicó un acuerdo que dicta un nuevo Reglamento para el funcionamiento del Departamento de Proveeduría de la Defensoría de los Habitantes de la República. El documento organiza quién hace qué respecto a las compras públicas, el almacenamiento y el control de bienes institucionales, y actualiza la normativa interna para que esté en consonancia con la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento. La fuente oficial es el Acuerdo N° DH-A-2916-2026, publicado en el Diario Oficial La Gaceta (ver enlace en la evidencia).

¿Qué decide y cuál es su alcance? El Acuerdo dicta el Reglamento interno que regula el funcionamiento de la Proveeduría Institucional adscrita a la Dirección Administrativa. Sus objetivos principales son: regular la conformación y funcionamiento del Departamento de Proveeduría; definir competencias, roles y responsabilidades de las unidades internas que participan en adquisiciones; y establecer plazos y procedimientos necesarios para la gestión de compras de la Defensoría. El reglamento aplica a todos los procesos de contratación pública que tramite la Defensoría, sin perjuicio de las normas nacionales (Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y demás directrices de la Autoridad de Contratación Pública y la Contraloría).

A quién afecta y qué puede o debe hacer cada unidad. Afecta a la Proveeduría institucional y a todas las unidades internas que intervienen en compras, almacenamiento y control de bienes. El reglamento crea o reafirma las funciones de la Proveeduría: tramitar todos los procesos de contratación por el Sistema Digital Unificado; gestionar abastecimiento, almacenamiento, inventario, registro y distribución de bienes; elaborar pliegos, contratos y órdenes de pedido; supervisar garantías; y coordinar con la Dirección de Asuntos Jurídicos y con la Dirección Administrativa. Define también las funciones de otras unidades: Dirección Administrativa (valorar y aprobar solicitudes, actos finales y ejercer rol de administrador en el sistema), Dirección de Asuntos Jurídicos (asesoría, elaboración de contratos que requieran firma del representante legal, refrendos y conducción de sancionatorios), Departamento Financiero Contable (certificaciones presupuestarias y pagos) y la unidad solicitante (emitir la justificación técnica, analizar ofertas y fiscalizar la ejecución).

Conformación, requisitos y responsabilidades de la jefatura de Proveeduría. La Proveeduría deberá contar, como mínimo, con un/la Proveedor(a) Institucional (jefe/a) nombrado conforme a procesos de selección y con personal para programación y control, contratación pública, y almacenamiento y control de bienes. Para ser Proveedor(a) Institucional se exige: ser mayor de edad; grado de licenciatura en derecho, ciencias económicas o rama afín e incorporación al Colegio Profesional correspondiente; al menos cinco años de experiencia en labores relacionadas con contratación pública; aprobación de cursos de capacitación en contratación pública; no estar afecto a la prohibición del artículo 72 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República; y rendir caución o garantía económica con su propio peculio, en favor del Estado, en la clase y monto que determinen las leyes y reglamentos. La jefatura podrá, cuando le sean delegadas formalmente, dictar actos finales y suscribir formalizaciones contractuales, y deberá integrar la Comisión Técnica de Contratación Pública con voz y voto.

Delegaciones, prohibiciones y principios. El reglamento permite delegaciones de la decisión de inicio y de actos finales (adjudicación, declaratoria de infructuoso o desierto, formalización contractual) en autoridades internas, siempre dentro de los límites legales y mediante actos que deben publicarse en La Gaceta. Se establece el régimen de prohibiciones previsto por la Ley General de Contratación Pública y la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública; los funcionarios deben abstenerse cuando exista causal de impedimento. El trabajo debe guiarse por principios como interés público, legalidad, conservación de la oferta, ética y probidad. El incumplimiento de obligaciones de probidad puede generar responsabilidades administrativas, disciplinarias, pecuniarias, civiles y/o penales conforme al ordenamiento jurídico.

Uso del sistema digital y excepciones. Toda contratación que tramite la Proveeduría debe realizarse por medio del Sistema Digital Unificado. El uso de otros medios para promover procedimientos de contratación acarreará nulidad absoluta, salvo que la Defensoría acredite caso fortuito o fuerza mayor ante la Dirección de Contratación Pública, la cual puede autorizar motivadamente la exclusión total o parcial del uso del sistema. En situaciones de extrema urgencia en que el trámite se haga fuera del sistema, todas las actuaciones deben registrarse en la plataforma al concluir el proceso, conforme a la Ley General de Contratación Pública.

Comisiones y decisiones de adjudicación. Se regula la Comisión de Recomendaciones (integrada por Director(a) Administrativo, jefatura de la unidad solicitante, analista de contratación y Jefatura de Proveeduría). La Comisión emite recomendaciones de adjudicación y otras recomendaciones técnicas (por ejemplo, declaratoria de desierto). Sus decisiones requieren quórum con la totalidad de miembros y se toman por mayoría; el/la Proveedor(a) Institucional preside y tiene doble voto cuando corresponde. Las recomendaciones son de carácter no vinculante: el/la Jerarca puede apartarse motivando razones y asumiendo responsabilidad plena. Para procesos pequeños (licitaciones reducidas menores al 25% del umbral) los actos finales los emiten conjuntamente la Jefatura de Proveeduría y el Director(a) Administrativo.

Plazos, manuales y disposiciones sobre vacíos normativos. El reglamento exige que la Proveeduría y el Departamento de Planificación y Desarrollo Institucional elaboren manuales de procedimiento interno en el plazo de seis meses desde la publicación del reglamento en La Gaceta. En caso de vacíos normativos, se aplicarán supletoriamente, en orden, la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento, y las disposiciones de la Autoridad de Contratación Pública y la Contraloría General de la República.

Límites, excepciones y normas derogadas. La Proveeduría es la unidad única competente para conducir los trámites de adquisiciones, excepto las compras por caja chica, que se regirán por su propio reglamento. El Acuerdo deroga expresamente los Acuerdos N° 2111 (28-feb-2018) y sus reformas, N° 2558 (20-ene-2023), N° 2610 (28-jul-2023) y cualquier otra norma interna que se oponga.

Vigencia y publicación. El Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. El Acuerdo que delegue funciones o firma debe publicarse en La Gaceta. En la evidencia se registra que el Acuerdo fue dado en San José el 23 de setiembre de 2026 a las 17:00 horas y firmado por la Defensora de los Habitantes; el texto indica que “PUBLÍQUESE Y COMUNÍQUESE.”

Datos que el documento exige pero no desarrolla aquí. El reglamento remite a otras normas y a la Autoridad de Contratación Pública para detalles (por ejemplo, monto y clases de cauciones exigibles al Proveedor Institucional, los umbrales específicos para tipificar procedimientos, y las pautas técnicas detalladas de inventario y clasificación). Cuando el reglamento menciona plazos, montos o mecanismos que deben fijarse por ley, reglamento o directrices externas, el texto del acuerdo no los especifica y por tanto no se detallan aquí. Asimismo, el reglamento indica responsabilidades disciplinarias y sanciones de acuerdo con el ordenamiento jurídico, sin precisar en este texto los procedimientos disciplinarios concretos o montos de sanción; esos extremos corresponden a las normas referidas.