Reglamento sobre la rendición de cauciones de la Municipalidad de Cartago — decisión y reglas principales

La Municipalidad de Cartago aprobó y publicó un reglamento que obliga a ciertos funcionarios municipales a presentar caución (garantía) a favor del municipio. La norma regula quiénes deben caucionar, cómo se presenta la caución, los montos mínimos y por niveles, los plazos para presentar o ajustar la garantía, las responsabilidades administrativas si no se cumple y el procedimiento para ejecutar la caución en caso de daños.

La Municipalidad exige que los funcionarios que administren, recauden o custodien fondos, valores o bienes municipales presenten una caución mediante una póliza de fidelidad suscrita ante una aseguradora autorizada en Costa Rica. El reglamento entra en vigor a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta (fuente: La Gaceta, enlace oficial incluido en la evidencia).

A todos los funcionarios de la Municipalidad de Cartago que, por la naturaleza de sus funciones, administren, recauden o custodien fondos, valores o bienes municipales. El reglamento clasifica esos cargos en tres niveles: Nivel A (dirección), Nivel B (jefaturas) y Nivel C (operativo y cargos específicos en Tesorería y cajas). También obliga a los sustitutos cuyo nombramiento sea igual o mayor a un mes calendario.

La caución debe presentarse mediante póliza de fidelidad emitida por una entidad aseguradora autorizada. El reglamento establece un plazo máximo de 05 días hábiles para que los funcionarios obligados suscriban la póliza y entreguen copia de los documentos de respaldo al Departamento de Recursos Humanos. No obstante, en la disposición transitoria I se concede un plazo distinto para quienes ya estén obligados al entrar en vigor: estos funcionarios tendrán un mes calendario para gestionar y presentar la caución ante la Tesorería Municipal.

Las pólizas deben mantenerse vigentes mientras el funcionario ocupe el cargo que exige caución, mientras exista un procedimiento administrativo por daños o perjuicios, o hasta que prescriba la responsabilidad civil.

El reglamento fija montos por niveles medidos en “salarios base” (según la Ley N° 7337): Nivel A debe caucionar por cinco salarios base; Nivel B por tres salarios base; Nivel C por dos salarios base. Además dispone que el monto mínimo será de dos salarios base. La Dirección Financiera Municipal actualizará anualmente los montos tomando como parámetro el salario base publicado por la Corte Suprema de Justicia, y comunicará los nuevos montos a la Alcaldía y al Departamento de Recursos Humanos. Para calcular montos, el Área Administrativa Financiera deberá usar criterios técnicos: nivel de responsabilidad, monto promedio anual administrado, riesgo operativo y salario base; esa metodología debe quedar documentada, aprobada por la Alcaldía y comunicada a Recursos Humanos.

Si un funcionario cambia de puesto a uno con distinto nivel de responsabilidad, debe ajustar la caución al nuevo monto usando el mismo plazo que exige el reglamento para presentar la póliza. Si un funcionario realiza varias de las actividades sujetas a caución, solo rendirá una caución por el monto más alto aplicable. La Alcaldía, con Recursos Humanos y el Área Administrativa Financiera, revisará anualmente la lista de funcionarios obligados a caucionar, considerando funciones, controles internos, riesgo, monto administrado y salario.

Si la caución no se presenta dentro del plazo establecido, el Departamento de Recursos Humanos gestionará las sanciones disciplinarias correspondientes, siempre respetando el debido proceso. El reglamento previene expresamente que la falta de presentación de la garantía podrá ser causal de cese en el cargo sin responsabilidad patronal cuando, prevenido el funcionario, mantenga el incumplimiento por más de veinte días hábiles. También se señala que constituirá hecho generador de responsabilidad administrativa entregar posesión del cargo a un servidor sin que haya rendido la caución previa cuando la ley así lo exige. Además, el Departamento de Tesorería debe custodiar y verificar los documentos de caución e informar cualquier incumplimiento a Recursos Humanos y a la Alcaldía.

Para ejecutar la caución cuando se aleguen daños o perjuicios ocasionados por un funcionario, la Municipalidad debe tramitar un proceso administrativo conforme al Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública que demuestre la falta del servidor y ordene el resarcimiento. La ejecución de la póliza no sustituye otras responsabilidades administrativas, civiles o penales que puedan corresponder.

Cualquier funcionario puede solicitar por escrito la revisión de la clasificación de su nivel o del monto requerido. Recursos Humanos deberá resolver la solicitud en un plazo máximo de 10 días hábiles, previa consulta al Área Administrativa Financiera y con la aprobación de la Alcaldía.

El reglamento deroga el reglamento previo sobre rendición de cauciones publicado en la Gaceta N°10 del 13 de enero de 2012. En el transitorio I se da un plazo de un mes calendario para que quienes ya estaban obligados a caucionar al entrar en vigor presenten la caución ante Tesorería. En el transitorio II se establece que quienes ya tengan caución vigente pero con un monto menor al nuevo requerido deberán ajustar ese monto cuando les toque renovar la póliza.

El reglamento remite su interpretación y aplicación a las directrices, resoluciones y lineamientos vigentes de la Contraloría General de la República; además, impone la forma única de caución mediante póliza de fidelidad sin listar otras formas. Sobre plazos, el texto contiene dos reglas distintas: el plazo general de 05 días hábiles para suscribir y presentar la póliza (Artículo 7) y el plazo transitorio de un mes calendario para quienes ya estuvieran obligados al entrar en vigor (Transitorio I). Donde existe este cambio de plazo, la disposición transitoria establece la excepción temporal. La explicación anterior se limita estrictamente a lo que señala el reglamento publicado en La Gaceta (fuente oficial).