Reglamento de designaciones institucionales del Colegio de Profesionales en Bibliotecología de Costa Rica (COPROBI): qué decide y cómo se aplica

Este reglamento, publicado en La Gaceta por el Colegio de Profesionales en Bibliotecología de Costa Rica (COPROBI), establece las reglas para nombrar a personas colegiadas que actúen en nombre del Colegio ante órganos internos y externos, así como sus derechos, deberes, límites, condiciones de reconocimiento económico y los controles que se les aplican. La norma regula: quiénes son consideradas "personas designadas"; qué puede y qué no puede hacer quien recibe la designación; cómo se seleccionan, nombran, cesan y sustituyen; las reglas para reconocer económicamente la participación; qué gastos de representación internacional se reembolsan y cuáles son los plazos y documentos requeridos; y los mecanismos de control, rendición de cuentas y sanciones.

el reglamento rige para todas las personas colegiadas designadas conforme a este texto. No se aplica, en cuanto a designación, a las personas elegidas por la Asamblea General para integrar la Junta Directiva, el Tribunal de Honor y el Tribunal Electoral, porque esas autoridades provienen de elección y se rigen por la Ley Orgánica y reglamentos específicos. Sin embargo, esas autoridades sí podrán recibir los reconocimientos económicos previstos en el Capítulo IV cuando corresponda, conforme a la remisión expresa del Reglamento a la Ley Orgánica. El reglamento se dicta en ejercicio de la potestad reglamentaria de la Asamblea General y queda supeditado a la Ley Orgánica y su reglamento: si alguna disposición del nuevo reglamento contradice o excede las normas superiores, prevalecen la Ley Orgánica y su Reglamento.

la "designación institucional" es el nombramiento formal de la Junta Directiva para que una persona actúe en nombre del Colegio ante un ente. Esa designación no es representación legal, judicial ni extrajudicial; la representación legal corresponde exclusivamente a la Presidencia, salvo que se otorgue un poder especial expresamente para ese fin. La persona designada solo puede actuar dentro del ámbito, la agenda y las funciones del órgano ante el cual fue nombrada y no puede obligar legalmente al Colegio frente a terceros sin el poder especial.

las designaciones deben abrirse por convocatoria pública en los medios oficiales del COPROBI con al menos diez (10) días hábiles de antelación, salvo excepciones justificadas por la Junta Directiva. Los postulantes deben ser colegiados activos, estar al día en obligaciones y no tener sanciones vigentes. Un Comité Evaluador de al menos tres miembros hará la recomendación en un plazo máximo de diez (10) días hábiles posteriores al cierre de la convocatoria. La duración del nombramiento se define según la naturaleza del órgano o según lo acuerde la Junta Directiva. Causas de cese incluyen incumplimiento de deberes, pérdida de la condición de colegiado activo, renuncia, inasistencia reiterada no justificada (tres reuniones), conflicto de interés sobreviniente u otras causas justificadas por la Junta Directiva; en todo caso se debe garantizar el debido proceso y derecho de defensa. La renuncia voluntaria requiere nota escrita enviada con plazo entre cinco (5) y diez (10) días hábiles de antelación y la Junta Directiva puede nombrar sustituto si el órgano lo permite.

el reglamento establece reconocimientos económicos que no constituyen salario ni generan relación laboral ni prestaciones sociales. Para órganos internos (Junta Directiva, Tribunal de Honor, Tribunal Electoral) se reconoce mensualmente lo equivalente a una cuota y media de colegiatura si el órgano sesionó al menos dos veces en el mes y la persona asistió a todas las sesiones; si solo hubo una sesión o la persona asistió a una sola de las sesiones, se reconoce una cuota de colegiatura. Si el órgano no sesiona, no habrá reconocimiento. Para personas designadas ante órganos externos se reconoce mensualmente lo equivalente a una cuota completa de colegiatura cuando hayan asistido a la totalidad de las sesiones oficiales celebradas ese mes por el órgano ante el cual se ejerce la designación; si no se celebra ninguna sesión en el mes, no se reconoce monto alguno.

la Tesorería hará una liquidación semestral en junio y diciembre para verificar y subsanar diferencias o omisiones en los reconocimientos mensuales, sin disminuir montos ya generados y exigibles en favor de la persona designada. Si al cierre presupuestario no hay presupuesto suficiente para atender los reconocimientos ya generados, la Tesorería debe informar de inmediato a la Junta Directiva para gestionar una modificación o partida extraordinaria; eso no autoriza reducir unilateralmente los montos ya generados.

para que una reunión cuente como asistencia y origine reconocimiento, la participación debe acreditarse con documento que lo pruebe y remitirse a la Junta Directiva en un plazo no mayor a quince (15) días naturales para traslado a Tesorería. En designaciones internacionales, los reembolsos cubren tiquetes aéreos en clase turista hasta $400, hospedaje hasta $80 por noche por hasta tres (3) noches y un seguro de viaje de $75; estos montos máximos se revisarán cada dos años y deben estar aprobados por la Junta Directiva y ajustarse al presupuesto disponible. El reembolso de gastos se hará después de la aprobación de la Junta Directiva y requiere la documentación oficial de invitación, itinerario y facturas. La persona designada debe presentar el informe de participación y todas las facturas autorizadas en un plazo no mayor a quince (15) días naturales.

las invitaciones internacionales que se valoren para delegación deben distribuirse por acuerdo de la Junta Directiva y no podrán sumar, para toda la Junta Directiva en conjunto, más de tres (3) designaciones internacionales por año calendario. Las personas que integren órganos internos solo podrán ser designadas de forma permanente ante un organismo nacional o internacional.

las personas designadas deben presentar informe semestral o al finalizar su gestión ante la Junta Directiva, con documentos de cada reunión (convocatoria, actas, fotografías) y un resumen ejecutivo para la memoria institucional. La Junta Directiva conoce los informes en la sesión siguiente, puede darlos por recibidos o pedir aclaraciones. La Junta Directiva puede disponer la publicación de resúmenes ejecutivos en los medios oficiales, cuidando confidencialidad y datos personales. Las denuncias sobre irregularidades se elevan a la Fiscalía para investigación preliminar y traslado a la Junta Directiva y eventualmente al Tribunal de Honor; si la denuncia es contra la Fiscalía, se eleva directamente al Tribunal de Honor. El incumplimiento comprobado puede derivar en amonestación escrita o destitución, previa tramitación administrativa con garantía del debido proceso.

la Tesorería registra y supervisa los montos gastados en designaciones con acompañamiento de la Fiscalía. Si se determina uso indebido de recursos, la persona responsable debe reintegrarlos en el plazo fijado en la resolución; si no cumple, la Junta Directiva podrá adoptar acciones administrativas y judiciales para recuperar los recursos.

se prohíbe usar la designación para obtener beneficios personales o de terceros y las personas designadas deben declarar por escrito cualquier conflicto de interés. El COPROBI llevará un registro digital público y actualizado de todas las designaciones activas (institución, nombre de la persona, acuerdo que respalda el nombramiento, fecha de inicio y término) en su sitio web. Las personas colegiadas pueden renunciar a recibir el reconocimiento económico mediante nota escrita que indique la designación y el período objeto de la renuncia (designaciones ad honorem). La Comisión de Reglamentos revisará el reglamento anualmente y cualquier reforma debe consultarse con la comunidad colegiada y someterse luego a la Asamblea General. El reglamento entra en vigor a partir de la firmeza del acuerdo de aprobación por la Asamblea General.