Implementación del Sistema de Autogestión de Correos Electrónicos (ACE) por el Registro Nacional

La Junta Administrativa del Registro Nacional aprobó implementar técnicamente y registralmente el Sistema de Autogestión de Correos Electrónicos denominado ACE. La Dirección General comunica que ese sistema quedará habilitado en línea y regula cómo se inscribirá, modificará o rectificará el correo electrónico societario en el Registro Nacional, en cumplimiento de las Leyes N° 10.597 y N° 10.962 y de la Directriz DPJ-002-2026.

A los representantes legales inscritos y vigentes de sociedades mercantiles cuyo registro aparece en el Registro Nacional, a los notarios públicos y al público en general interesado en inscribir o modificar la dirección de correo electrónico societaria.

A partir del 20 de setiembre de 2026 la pestaña de servicios en línea del sitio www.rnpdigital.com tendrá habilitado el ACE. Los representantes legales inscritos y vigentes podrán acceder con su firma digital certificada y, en la plataforma, el sistema mostrará automáticamente la lista de sociedades respecto de las cuales la persona aparece como representante legal. La persona podrá seleccionar individualmente la sociedad en la que desea realizar la gestión registral. Tras la selección, el sistema generará una declaración jurada en formato electrónico que deberá ser firmada digitalmente por el representante legal inscrito y vigente. Luego el sistema generará las citas correspondientes para el trámite y permitirá descargar el comprobante de la gestión realizada.

Las solicitudes procesadas mediante el ACE estarán exentas de la publicación de edicto en el Diario Oficial La Gaceta y totalmente exentas del pago de timbres, tasas, impuestos, derechos registrales o cargas fiscales hasta el 03 de diciembre de 2027. Esa exención aplica únicamente a las gestiones realizadas por la plataforma ACE dentro del período indicado.

El documento remite a los lineamientos técnicos de la Directriz DPJ-002-2026 (emitida el 10 de julio de 2026 y publicada en La Gaceta N° 159 del lunes 24 de agosto del 2026) para fijar el plazo de cumplimiento, las sociedades obligadas y las sanciones. La circular indica que esos extremos están “debidamente fijados” en esa directriz. La evidencia aquí incluida no reproduce esos lineamientos; por lo tanto, no es posible detallar desde este documento cuáles sociedades exactas son obligadas, ni los plazos particulares de cumplimiento diferentes a la habilitación del sistema, ni las sanciones concretas.

A partir del 04 de diciembre de 2027, cuando finaliza la vigencia de la gratuidad, todas las solicitudes de inscripción o modificación posterior de correos electrónicos deberán tributar la totalidad de las cargas fiscales vigentes. El documento detalla, como ejemplo de rubros exigibles por la vía notarial tradicional, los siguientes montos: Arancel del Registro: ¢2 000 (base legal citada: Ley N° 4564, artículo 2, inciso e)). Timbre Colegio de Abogados: ¢275 (base legal citada: Decreto Ejecutivo N° 41457-JP, artículo 108). Timbre Archivo Nacional: ¢20 (base legal citada: Ley N° 43, artículo 6). Timbre de Educación y Cultura: ¢5 000 (base legal citada: Ley del Timbre de Educación y Cultura N° 5923, artículo 8).

El documento recuerda que la incorporación de la dirección de correo electrónico societaria puede continuar realizándose a través de instrumentos notariales tradicionales, como escritura pública de comparecencia o protocolización de actas de asamblea de socios o cuotistas. El uso de la vía notarial tradicional quedará sujeto, a partir del 04 de diciembre de 2027, al pago de las cargas fiscales vigentes indicadas.

El documento cita que aspectos relevantes (plazo de cumplimiento, sociedades obligadas y sanciones) están fijados en la Directriz DPJ-002-2026, pero no reproduce en esta circular el texto completo de esos lineamientos. Por ello, esta explicación no puede precisar, a partir de la evidencia suministrada, la lista exacta de sociedades obligadas, fechas adicionales que impongan cumplimiento distinto, ni el contenido de sanciones o procedimientos de fiscalización. Para esos detalles se debe consultar la Directriz DPJ-002-2026 publicada en La Gaceta N° 159 del 24 de agosto de 2026.