Reglamento del Almacén Municipal de la Municipalidad de La Unión: aprobación, contenido y obligaciones principales

La Municipalidad de La Unión aprobó y publicó un Reglamento del Almacén Municipal. El Concejo Municipal, por el acuerdo N.º MLU-SM-004-26-2024/2028 – N.º 3382 y N°3383, adoptado en la Sesión Ordinaria N.º 130 el 08 de enero de 2026, aprobó el reglamento, que apareció por primera vez en La Gaceta N.º 40, del 27 de febrero de 2026. Posteriormente, en la Sesión Ordinaria N.º 178 celebrada el 20 de agosto de 2026, mediante el Acuerdo MLU-SM-540-26-2024/2028, N.º 4130, 4131 y 4132, el Concejo recomendó aprobar la segunda publicación del reglamento, dispensar lectura e instruir a la administración municipal a gestionar la segunda publicación en el Diario Oficial La Gaceta y cancelar ante la Imprenta Nacional dentro de 10 días hábiles. El acuerdo de segunda publicación fue adoptado por unanimidad y quedó definitivamente aprobado.

sirve como herramienta para el control, almacenaje, despacho y registro de bienes, maquinaria o equipo adquiridos por la Municipalidad de La Unión mediante procedimientos de Contratación Pública. Explicita que los servicios contratados no son competencia del Almacén Municipal. La Proveeduría Municipal es la unidad responsable de la supervisión, planeamiento, coordinación y control del almacén, y estará organizada —según se vaya determinando— en las unidades administrativas de Compras y Almacén.

El Almacén depende de la Proveeduría Municipal sin importar la ubicación física ni el origen de los fondos. Entre las obligaciones generales está mantener actualizado el control de entradas y salidas con descripción, código según catálogo del manual funcional de cuentas contables, ubicación, fechas, saldo y precio unitario según metodología de Contabilidad; informar a Contabilidad dentro de los primeros ocho días hábiles de cada mes sobre los movimientos del mes anterior; practicar inventarios de existencias al menos una vez al año y realizar revisiones selectivas conforme al manual respectivo.

El Jefe de Proveeduría debe informar con anticipación a Contabilidad y Financiero cuando se sustituya el servidor encargado del almacén para que se practique el inventario pertinente y se haga entrega formal de existencias al sustituto. El jefe del Almacén y Logística tiene obligaciones específicas: remitir copia de inventarios a su jefatura inmediata; comunicar por escrito anomalías (faltantes, sobrantes, deterioros) a Jefatura de Proveeduría y Alcaldía, adjuntando respaldo; y, si procede, valorar la falta conforme a normas disciplinarias y de contratación. El texto señala las posibles sanciones (amonestación verbal o escrita, suspensión, destitución y responsabilidad civil o penal) en los casos que corresponda.

Los auxiliares de almacén deben mantener orden y aseo, recibir, registrar, almacenar y despachar los artículos durante su jornada, coordinar y supervisar recepciones, suministrar bienes a las dependencias mediante funcionarios autorizados, colaborar en inventarios, exigir firmas en boletas de despacho, identificar artículos por códigos y rotulación, notificar digitalmente a dependencias compradoras los ingresos para trámite de pago, solicitar soporte técnico para equipo especializado y velar por que no se retire mobiliario o equipo catalogado como activo sin coordinación con el encargado de control de activos.

El Almacén debe contar con un "Registro de autorizados" para solicitar y retirar bienes. El ejecutor de cada Programa designará los funcionarios autorizados mediante documento formal y comunicará al Almacén cualquier variación. Los auxiliares deben notificar inmediatamente errores de entrada o despacho al supervisor y, ante diferencias detectadas en inventarios, investigar causas. Los ajustes por desechos se gestionarán mediante el Jefe del Almacén y siguiendo el reglamento de disposición de bienes en desuso vigente. Está prohibido que los auxiliares realicen ajustes de oficio al inventario; sólo se aceptan entradas o salidas debidamente autorizadas.

Sobre recepción de bienes, las mercancías de casas comerciales se recibirán según cronograma del almacén y verificando condiciones organolépticas establecidas en contratos, revisadas por el encargado o delegado mediante el sistema digital unificado. La recepción debe registrarse simultáneamente en el sistema institucional y en el sistema unificado; el auxiliar registra la "recepción provisional" y el funcionario especializado o administrador de contrato la "recepción definitiva" según el manual respectivo. Bienes que no se ajusten a lo establecido en contrato deben rechazarse e informarse al administrador del contrato para reclamo y seguimiento.

Proveedores deben gestionar la solicitud de recepción mediante el sistema digital unificado, cumplir con la fecha y hora indicadas y enviar la factura electrónica correspondiente. En entregas parciales el auxiliar registrará en ambos sistemas las cantidades entregadas hasta completar el contrato. Para que una entrada tenga validez oficial debe cumplirse una serie de actos previos: asignación de auxiliar en el sistema, validación del historial de consumo, notificación por correo de fecha/hora/lugar de recepción, recepción de la factura electrónica previa a la entrega, verificación de cantidad concordante entre contrato, sistema y factura, y registro en ambos sistemas que reconoce el "Recibido Provisional".

Se define "entrega en sitio" como recepción fuera del espacio físico del Almacén Municipal que requiere la participación de al menos un funcionario del almacén. Para recibir en sitio el administrador de contrato debe coordinar fecha, hora, lugar y traslado del auxiliar; si se trata de bienes tipo activo, se debe coordinar con el encargado de control de activos. Tras la recepción provisional en el sistema, el auxiliar debe registrar la salida de los productos recibidos y enviar la documentación respaldo al administrador de contrato para trámite de pago. También se regula la recepción “por guías” (entregas parciales con facturación por la cantidad entregada y guías de entrega como respaldo) y la recepción de productos tipo asfalto, emulsión o concreto premezclado, cuya verificación de recepción total la confirma el encargado de proyecto por correo al almacén.

Para el despacho de bienes, las salidas deben efectuarse mediante el formulario oficial del sistema institucional, firmado por el funcionario autorizado por el ejecutor de cuenta según el programa presupuestario. El auxiliar debe verificar las firmas antes de despachar. Se deberán rechazar requisiciones con alteraciones o dudas sobre autenticidad y comunicarlo a su superior. Las requisiciones que no se retiren dentro de las 24 horas quedarán sin efecto. Líneas de requisición cuyos artículos no fueron adquiridos por la unidad solicitante quedarán sin efecto. Para despacho de activos la dependencia solicitante debe coordinar el “plaqueo” con el encargado de activos; el almacén no despachará activos sin ese requisito. Está prohibido dejar líneas pendientes en solicitudes; si queda alguna pendiente se consignará cantidad cero. Queda prohibido prestar o adelantar bienes por parte del jefe del almacén o subalternos y prohibido desviar artículos a personas o instituciones distintas sin formulario institucional y autorización de la unidad solicitante; tal conducta se considerará falta grave.

La disposición de bienes, maquinaria y equipo en desuso se regirá por el reglamento de disposición de bienes, maquinaria y equipo en desuso vigente y que se tenga como normativa complementaria.

En disposiciones finales, el reglamento obliga a todos los servidores municipales a su cumplimiento y establece que la Jefatura de Proveeduría será responsable de velar por su observancia y de comunicar por escrito las infracciones a las dependencias competentes para valorar la falta. El artículo de sanciones (Artículo 43) enumera que las acciones u omisiones contrarias al reglamento constituirán faltas administrativas disciplinarias o sancionatorias en materia de contratación pública y remite a normas como el Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, el Código Municipal, la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, la Ley de Contratación Pública y su reglamento, y la Ley de Control Interno para valorar consecuencias; las sanciones para funcionarios pueden ir desde amonestaciones hasta destitución, y para proveedores incluir inhabilitación simple o calificada, sin perjuicio de responsabilidad civil o penal.

La vigencia del reglamento rige a partir de su publicación y deroga, en lo que se opongan, normas de igual o inferior rango. En la disposición transitoria única se indica que todas las dependencias administrativas deben adoptar medidas internas para su cumplimiento cuando entre en vigencia el reglamento y que las dependencias competentes deberán capacitar a los servidores que asuman responsabilidades derivadas del reglamento en un plazo máximo de 6 meses.