Reglamento para la apertura, autorización, cierre y control de libros de la Municipalidad de Tarrazú

El Concejo Municipal de Tarrazú aprobó un reglamento que regula cómo deben solicitarse, abrirse, custodiarse, cerrarse y reponerse los libros (actas, contables y otros) que las dependencias municipales deben llevar por ley o reglamento. El acuerdo que aprueba el reglamento es el #21 tomado en la sesión ordinaria 115-2026, celebrada el 08 de julio del 2026. El reglamento fue publicado en el Diario Oficial La Gaceta (fuente oficial incluida en la evidencia).

A todas las dependencias de la Municipalidad de Tarrazú —actuales y las que se creen en el futuro— que administrativa, jerárquica o legalmente estén adscritas a la municipalidad y que deban llevar libros de actas, contabilidad u otros libros sujetos a legalización por la Auditoría Interna.

La Auditoría Interna es la responsable de aplicar este reglamento, custodiar los registros y sellos necesarios para la legalización y autorizar la apertura y cierre de libros conforme al artículo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno N°8292. También puede emitir observaciones, recomendaciones y medidas de mejora, y debe valorar casos excepcionales (por ejemplo, cuando falta el tomo anterior).

La dependencia que necesite legalizar un libro debe presentar al Auditoría Interna la “Solicitud de legalización de libros” y entregar los libros empastados o las hojas sueltas que los conforman. Los libros deben tener la totalidad de folios, cada folio numerado en orden consecutivo y ascendente desde la primera hoja, con el número en la esquina superior derecha; deben estar en blanco, limpios y en buen estado, dejando espacio en el primer y último folio para la razón de apertura y de cierre. Cuando corresponda a tomos de hojas sueltas, el máximo es de cuatrocientos folios por tomo. Salvo la primera autorización, para abrir un libro es requisito demostrar que el tomo anterior fue cerrado correctamente; en casos excepcionales (urgencia o reposición) se puede presentar una justificación escrita para que la Auditoría Interna valore la apertura.

Una vez aprobado el trámite, la Auditoría Interna consignará la razón de apertura y colocará el sello correspondiente en cada folio. La custodia y manejo cotidiano de los libros autorizados recaen en los coordinadores de comisiones o en la persona que se asigne. Si se delega la custodia, ambas personas son solidariamente responsables. Está prohibido arrancar folios, alterar registros, usar correctores o hacer tachaduras sin dejar evidencia.

Solo se tramitarán cierres de libros que previamente fueron autorizados. El responsable debe solicitar el cierre mediante el formulario correspondiente y entregar el libro (los libros de hojas sueltas deben venir empastados salvo justificación acreditada). Antes de emitir la razón de cierre, la Auditoría Interna verificará que estén todos los folios autorizados (incluidos los anulados) y que no exista alteración en foliado o encuadernación. Si hay folios anulados, deben permanecer en su lugar con la indicación “Anulado”, motivo, fecha y firma del responsable. Para el cierre la Auditoría Interna colocará una leyenda en el último folio del libro; cualquier anotación posterior a ese folio carece de validez y, después del cierre, está prohibido modificar el libro.

La Auditoría Interna tramitará reposiciones por hechos excepcionales (robo, hurto, extravío, incendio, desastre natural, deterioro o errores de impresión). En casos de pérdida o robo se exige denuncia penal (si aplica) y la publicación de un edicto en La Gaceta y en un diario de circulación nacional, además de presentar copia de la denuncia y de las publicaciones. Para folios dañados por error de impresión, el responsable debe remitir el folio dañado y una hoja en blanco con el número del folio para legalizarla como sustitutiva. En todos los casos se pide documentación que explique la pérdida o daño y detalle del libro, número de tomos afectados, funcionario responsable y acciones realizadas.

La Administración puede solicitar apertura de libros en formato electrónico si dispone de tecnologías que garanticen inalterabilidad, fiabilidad de la información e identidad del autor. Los documentos electrónicos tendrán la misma validez jurídica que los físicos conforme a la Ley Nº8454. El reglamento remite a un Anexo N°1 “Requisitos mínimos por considerar para la implementación de libros digitales”; ese anexo fue mencionado en el texto pero no está incluido en la evidencia aportada.

La dependencia solicitante debe garantizar custodia, seguridad y ubicación física de los libros en uso y de los cerrados, y enviar los libros a empastar según parámetros de Archivo o del Gobierno Municipal. Las unidades administrativas deben seguir la norma técnica nacional NTN-005 para la elaboración de actas en papel. El reglamento se emite conforme a normas indicadas en el texto (por ejemplo, Ley General de Control Interno Nº8292, Código Municipal Nº7794, Ley Nº8454, Ley Nº7202), y su aplicación deberá observar esas disposiciones y criterios de la Contraloría y la Procuraduría, tal como se indica en el documento.

Los funcionarios encargados de los libros deben garantizar su manejo y custodia; el incumplimiento del reglamento puede generar responsabilidades administrativas, civiles o penales. Cuando existan indicios de irregularidad, la Administración iniciará el procedimiento administrativo correspondiente.

El Concejo Municipal puede modificar el reglamento según su competencia, pero las modificaciones deben ser avaladas previamente por la Auditoría Interna en lo que corresponda. La Auditoría Interna también puede proponer cambios que el Concejo deberá tramitar. Se derogan las disposiciones internas que se opongan al reglamento. El reglamento rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, conforme al artículo 35 del texto. La evidencia incluye el enlace oficial de la publicación en La Gaceta.

El texto menciona el Anexo N°1 sobre requisitos para libros digitales pero ese anexo no estuvo disponible en la evidencia; por tanto no se puede detallar esos requisitos más allá de la referencia hecha en el reglamento.