Nuevo Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Icafé y Fonascafé (ROFAI) — publicación en La Gaceta

Publica y pone en vigor un nuevo Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Unidad de Auditoría Interna (UAI) aplicable al Instituto del Café de Costa Rica (Icafé) y al Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera (Fonascafé). El reglamento actualiza y sustituye de forma integral el ROFAI anterior (publicado en 2019) y fue aprobado por la Junta Directiva del Icafé y por la Contraloría General de la República (CGR). La aprobación de la Junta Directiva consta en el acuerdo Nº28 de la Sesión Nº2484 del 03 de junio del 2026 y la CGR emitió su aprobación mediante el oficio No. 11483 (DFOE-SOS-0503) del 27 de agosto del 2026.

Es de aplicación obligatoria para la UAI, para los funcionarios de la UAI, para la Administración Activa del Icafé y de Fonascafé, y para cualquier otro órgano o ente que legalmente esté sujeto a sus disposiciones, en todos los artículos que les sean aplicables. En lo institucional, el jerarca del Icafé es la Junta Directiva; en Fonascafé corresponde al Consejo Ejecutivo. También afecta a los titulares subordinados (responsables de procesos), al personal que deba coordinar con la UAI y a terceros cuando la UAI actúe en el ámbito de su competencia.

El reglamento define la UAI como órgano institucional con independencia funcional y de criterio y señala su objetivo principal: aportar un servicio asesor y constructivo a la Administración Activa mediante auditorías, asesorías y advertencias. Establece que: • La UAI es única en las instituciones auditadas y su ámbito cubre los fondos administrados por Icafé y Fonascafé (incluye fideicomisos y fondos similares) y, en ciertos casos, actividades privadas originadas en transferencias internas. • El Auditor(a) Interno(a) es el responsable superior de la UAI, depende orgánicamente de la Junta Directiva y debe responder ante ésta y, en lo pertinente, ante la CGR. • El puesto de Auditor(a) Interno(a) se nombra conforme al artículo 31 de la Ley Nº8292 y debe cumplir requisitos técnicos y los establecidos en el perfil del Manual de Puestos. • La suspensión o destitución del Auditor(a) Interno(a) procede únicamente por justa causa, la dictará la Junta Directiva y requiere dictamen previo favorable de la CGR. • El Auditor(a) Interno(a) puede delegar funciones en el personal de la UAI, pero la delegación debe formalizarse y el personal actúa por delegación, no por atribución propia.

El reglamento describe y obliga a la UAI a realizar: • Servicios de auditoría: auditoría financiera, auditoría operativa y auditorías de carácter especial, cada una con su objeto y criterios. • Servicios preventivos: advertencias de oficio, asesorías solicitadas por la autoridad competente y la autorización de apertura de libros contables y de actas. • Recepción y trámite de denuncias y análisis de hechos presuntamente irregulares, atendiendo lineamientos de la CGR. La UAI no juzga si un hecho es delito, pero está obligada a denunciar cuando haya indicios que lo sugieran para que las autoridades competentes investiguen.

El reglamento reitera la independencia funcional y de criterio de la UAI; impone deberes y prohibiciones (remitiéndose a los artículos de la Ley Nº8292) y obliga a que la UAI aplique normas técnicas y de calidad aprobadas por la CGR. Señala también que la UAI tiene potestades según el artículo 33 de la Ley Nº8292 y que debe mantener programas de aseguramiento de la calidad, autoevaluación anual y evaluación externa de ser aplicable. Establece deber de confidencialidad sobre denuncias y pruebas conforme a Ley Nº8292 y Ley Nº8422. Cuando la UAI encuentre limitaciones para cumplir normas técnicas, el informe deberá explicarlas especificando las normas no cumplidas, las razones y el impacto.

El Auditor(a) Interno(a) debe presentar un plan anual de trabajo (y sus modificaciones) a la Junta Directiva de Icafé y al Consejo Ejecutivo de Fonascafé, notificarlo a la CGR mediante el sistema PAI y solicitar los recursos necesarios debidamente justificados. El presupuesto de la UAI se llevará en registro separado y debe permitir control de ejecución. La Administración Activa debe asignar recursos humanos y materiales y, si existen limitaciones, documentarlas técnicamente y valorar el riesgo. El Auditor(a) Interno(a) rinde cuentas con un informe anual de ejecución del plan y del estado de las recomendaciones y debe presentar informe de fin de gestión conforme a la Ley Nº8292.

El Auditor(a) Interno(a) tiene acceso independiente para intercambiar información con la CGR y otros órganos de control. Debe existir comunicación con el Jerarca; el Auditor(a) Interno(a) asistirá con voz (sin voto) a sesiones del Consejo Ejecutivo de Fonascafé y a la Junta Directiva del Icafé según normas; podrá asistir a la Junta de Liquidaciones cuando corresponda. Los resultados de auditoría se comunican por informes u oficios en versión borrador y final, con actas de discusión cuando haya comunicación verbal, y la UAI registra y hace seguimiento de las recomendaciones hasta su cumplimiento declarado por la Administración Activa.

El reglamento rige a partir de su publicación en La Gaceta (vigencia desde la publicación). Se deroga expresamente el ROFAI anterior de 2019. En un transitorio, se dispone que la UAI contará con doce meses desde la vigencia del Reglamento para actualizar su Manual de Políticas y Procedimientos y ponerlo en conocimiento de la Junta Directiva y, cuando proceda, al resto de la Administración.

El reglamento remite en muchos puntos a la Ley Nº8292, a la Ley Nº7428, a la Ley Nº9630 y a las normas y lineamientos emitidos por la CGR; por tanto, el alcance operativo de varias obligaciones y prohibiciones depende del contenido de esas normas y de las directrices de la CGR. Cuando el texto refiere obligaciones administrativas o procedimientos (por ejemplo, nombramientos, sanciones, requisitos de plaza, presentación del plan, tratamiento de denuncias, coordinación de recursos), indica que deben seguirse las disposiciones y lineamientos que emitan la CGR y la normativa aplicable. Cuando el documento cita reglas incompletas o remite a otros instrumentos (por ejemplo, el Manual de Políticas y Procedimientos de la UAI o los “Lineamientos generales para el análisis de presuntos Hechos Irregulares”), el reglamento ordena elaborarlos o seguirlos pero no reproduce sus textos completos en este documento, por lo que los procedimientos concretos quedan definidos en esos instrumentos y en la normativa citada.