Reglamento para la recepción, registro, trámite y seguimiento de denuncias sobre presuntos actos irregulares y de corrupción en la Municipalidad de Garabito

Este reglamento organiza cómo la Municipalidad de Garabito recibirá, registrará, tramitará, seguirá y custodiará las denuncias sobre presuntos actos irregulares, hechos de corrupción, faltas al deber de probidad o conductas contrarias al interés público dentro de la Municipalidad (Artículo 1º). La norma entra en vigencia a partir de su publicación (Artículo 16). Fuente: publicado en La Gaceta para la Municipalidad de Garabito.

El reglamento es aplicable a funcionarios municipales, ciudadanía, proveedores, contratistas, usuarios de servicios municipales y, en general, a cualquier persona que formule denuncias relacionadas con la gestión municipal (Artículo 2º). Eso significa que puede usarlo tanto personal interno como personas externas que tengan información sobre gestión municipal.

El trámite se guía por legalidad, confidencialidad, objetividad, trazabilidad, transparencia, debido proceso, protección del denunciante, acceso ciudadano y celeridad administrativa (Artículo 3º). Estos principios orientan cómo deben actuarse las etapas del procedimiento, aunque el reglamento no traduce cada principio en plazos específicos dentro de sus artículos.

Las denuncias pueden presentarse por la Plataforma de Servicios (Unidad de Servicio al Cliente), por correo electrónico oficial, mediante formulario digital, en documentos escritos o presentándose de forma presencial en la Plataforma de Servicios (Artículo 4º).

Cuando sea posible, la denuncia debe incluir descripción de los hechos; fechas aproximadas; personas involucradas; elementos de prueba (documental, testimonial, pericial u otros permitidos por ley); y un medio para notificaciones (Artículo 5º). Esto orienta qué información facilitar para que la denuncia tenga elementos mínimos para su trámite.

La Municipalidad puede admitir denuncias anónimas si existe información suficiente que permita iniciar verificaciones preliminares (Artículo 6º). No todas las anónimas se admiten automáticamente: se requiere que la información sea suficientemente útil para comenzar verificaciones.

Toda denuncia debe registrarse de forma consecutiva, recibir fecha y hora (según boleta de recepción de documentos), generarse trazabilidad administrativa y custodiarse documentalmente (Artículo 7º). El reglamento obliga a dejar constancia administrativa y a proteger los documentos asociados.

La dependencia competente realizará un análisis preliminar para determinar la admisibilidad, la competencia institucional, la existencia de elementos mínimos y la necesidad de ampliar la información (Artículo 8º). Esto indica que antes de avanzar se evalúa si la denuncia procede y a quién corresponde tramitarla.

Cuando corresponda, la denuncia podrá trasladarse a Auditoría Interna, Gestión Jurídica, Talento Humano, Ministerio Público, Contraloría General de la República u otros órganos competentes (Artículo 9º). El reglamento prevé la cooperación con instancias internas y externas según la materia y la competencia.

La Municipalidad garantizará la confidencialidad de la identidad del denunciante cuando legalmente corresponda (Artículo 10º). Toda documentación relacionada con denuncias deberá resguardarse mediante mecanismos de acceso restringido y trazabilidad documental (Artículo 11º). Estas previsiones buscan proteger identidad y documentos, dentro de los límites que impongan las normas aplicables.

Cada denuncia debe contar con registro de actuaciones, seguimiento administrativo, control de estado y archivo documental (Artículo 12º). Además, la Administración Municipal debe generar reportes periódicos sobre cantidad de denuncias, estado de trámite, tipología de denuncias y medidas implementadas (Artículo 13º).

La Municipalidad debe fortalecer permanentemente los mecanismos institucionales de denuncia y trazabilidad (Artículo 14º). El reglamento deroga cualquier disposición interna de igual o inferior rango que resulte incompatible o contradictoria, interpretándose en armonía con el bloque de legalidad y el sistema institucional de control interno (Artículo 15º).

El reglamento establece principios, etapas y responsabilidades generales (recepción, registro, análisis, traslado, custodia y seguimiento), pero no detalla en sus artículos plazos específicos de respuesta u otros tiempos procesales para cada etapa; sí incorpora el principio de “celeridad administrativa” entre sus principios (Artículo 3º). Cuando el documento señala condiciones que dependen de “cuando corresponda” o de la existencia de “información suficiente”, eso indica que la admisión y el traslado dependen de una valoración previa por la dependencia competente (Artículos 6º, 8º y 9º).