Reglamento para el pago de gastos de representación de ESPH S.A.: qué decide y cómo funciona

Este documento es un reglamento interno de la ESPH S.A. que establece cómo se asignan, usan, justifican, controlan y limitan los «gastos de representación» que se entregan a determinados funcionarios. La fuente oficial es La Gaceta (Imprenta Nacional), publicado en el ejemplar indicado en la evidencia.

El reglamento lista los cargos autorizados para recibir gastos de representación: a) Presidente de Junta Directiva; b) Gerente General; c) Subgerente General; y d) otros líderes u otros funcionarios autorizados por la Gerencia General en casos especiales. Cuando se autorice a alguien bajo la letra d), la aprobación debe estar motivada.

Define “gastos de representación” como erogaciones para atenciones oficiales a personas representantes de instituciones o empresas ajenas a la ESPH, con fines de relaciones públicas, imagen o fidelización. Enumera ejemplos: atenciones (comidas, almuerzos o cenas de negocios), hospedaje o traslados relacionados con atención de terceros en eventos oficiales, y actividades sociales para mejorar la imagen corporativa. El reglamento establece expresamente que esos pagos no constituyen salario ni forman parte de la base para calcular aguinaldo, cesantía u otros derechos laborales; son asignaciones destinadas exclusivamente a actos oficiales con terceras personas ajenas a la ESPH S.A.

La Junta Directiva fijará anualmente montos máximos por cargo. El reglamento fija topes anuales concretos: Presidente Junta Directiva ¢3.000.000; Gerente General ¢6,000,000; Subgerente General ¢2,500,000; Otros ¢1,500,000. Esos montos se pagarán mensualmente mediante una tarjeta de débito que habilitará la ESPH. Los montos podrán revisarse anualmente tomando en cuenta la inflación acumulada y la situación financiera de la empresa.

El reglamento indica que el monto máximo anual debe distribuirse en la subpartida de gastos de representación de manera que no se agote antes de finalizar el periodo presupuestario. (El mismo texto aparece en el Artículo 6º, que repite la idea sobre distribución presupuestaria.)

Todo gasto debe justificarse con factura electrónica con firma digital validada por la Dirección de Certificaciones de Firma Digital del MICITT, además de la validación de que el bien o servicio fue recibido a satisfacción. La liquidación se presenta mensualmente ante Tesorería. Si el proveedor no genera factura electrónica, la Gerencia General es la única que puede autorizar su uso.

Cuando se trate de lugares que no cuenten con factura electrónica, la factura debe contener los datos listados en el reglamento: nombre completo del proveedor o beneficiario; número de cédula; dirección; teléfono; fecha de emisión; nombre completo de la empresa; moneda; cédula jurídica de la ESPH; y que el concepto coincida con el gasto solicitado.

La liquidación de gastos debe presentarse dentro de los primeros siete días hábiles siguientes al mes en que se produjo el gasto. Deben acompañarse las facturas y una justificación que indique: a) cargo y nombre de las personas atendidas y la institución a la que pertenecen; b) motivo de la atención (interés institucional); c) clase o tipo de la atención; d) nombre y firma del funcionario responsable del pago; e) nombre del establecimiento que brindó el servicio; f) tipo de servicio con detalle de los conceptos consumidos; g) nombre del cliente a cuyo cargo se brindó el servicio; h) monto y sello de cancelado, si procede. El reglamento prohíbe tramitar facturas que digan solo “gasto de representación” o que presenten cifras poco claras, borrones, sin membrete del local o con otros detalles que pongan en duda su legitimidad.

Los gastos que no se justifiquen deberán ser reintegrados por el funcionario en un plazo máximo de 10 días.

La Auditoría Interna y Tesorería verificarán periódicamente el uso correcto. La Contraloría General de la República puede fiscalizar en cualquier momento la aplicación del reglamento.

Está prohibido usar estos fondos para fines personales, familiares o ajenos a la función institucional; solo pueden emplearse para atenciones oficiales a representantes ajenos a la ESPH S.A. Para asuntos no regulados por este reglamento se aplicará la normativa que indique la Contraloría General de la República.

El reglamento rige a partir de su aprobación por la Junta Directiva. En la redacción de la evidencia aparece una frase incompleta en el primer artículo: “Cuyo fin actividades oficiales, protocolarias y de representación institucional.” Esa frase está fragmentada en el texto proporcionado y no permite leerla completa. Donde el documento contiene frases repetidas o idénticas (por ejemplo, el contenido de los Artículos 5º y 6º sobre la distribución presupuestaria), se reproduce la idea tal como aparece en la evidencia. La explicación anterior se limita exclusivamente a lo que consta en el documento publicado en La Gaceta.