Reglamento especial de la bitácora digital para el control de proyectos (CFIA)

Este documento es el Reglamento Especial de la bitácora digital para el control de proyectos aprobado por el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica (CFIA) y publicado en el Diario Oficial La Gaceta. Decide crear, regular y poner en funcionamiento la “bitácora digital para el control de proyectos” como medio oficial del CFIA para dejar constancia cronológica y descriptiva de la marcha de los trabajos y de las actuaciones de los profesionales vinculados a un proyecto, con reglas sobre quién puede anotar, qué se debe registrar, notificaciones, trazabilidad, cierre y conservación de la bitácora. El Reglamento entra en vigor a partir de su publicación en La Gaceta y deroga el Reglamento Especial anterior publicado en La Gaceta N° 16 del 27 de enero de 2020.

A quién afecta y cuándo es obligatorio. Es obligatorio el uso de la bitácora digital para todos los miembros incorporados al CFIA que participen en la segunda fase de un proyecto constructivo (la fase de organización, dirección y ejecución), tanto si el proyecto es público como privado. En la primera fase (estudios preliminares y elaboración de planos) y en la tercera fase (operación y gestión del mantenimiento) el uso es facultativo para los profesionales que participen. La bitácora también puede usarse para otras labores de consultoría según se requiera.

Quiénes pueden anotar y acceso. Pueden hacer anotaciones los profesionales miembros del CFIA que estén al día con sus obligaciones y tengan una vinculación legítima con el proyecto, incluyendo: profesionales responsables del proyecto en sus áreas de competencia; funcionarios de Instituciones del Estado; funcionarios del CFIA; fiscalizadores de inversión; y el propietario del proyecto, siempre que sea miembro del CFIA. La Junta Directiva General del CFIA puede autorizar a otras personas no miembros cuando se demuestre su pertinencia; la Junta o la dependencia que designe establecerá las disposiciones para ese acceso. La plataforma notificará automáticamente a todos los profesionales asociados al contrato de consultoría cuando un funcionario del CFIA o de un órgano o ente de la Administración Pública registre una anotación. El CFIA podrá revisar la bitácora en el ejercicio de sus competencias.

Activación, código QR y notificaciones. La bitácora digital se activará y vinculará al proyecto en las plataformas digitales que el CFIA establezca. Cada proyecto tendrá un código QR sellado por el CFIA que permite acceder a la información actualizada de los profesionales responsables y otras variaciones registradas del proyecto; ese código es de uso exclusivo del proyecto. El director de obra o el responsable de la ejecución de la construcción debe colocar el código QR en un lugar visible de la obra mediante la impresión del permiso de construcción descargado de la plataforma APC, y podrá mostrarlo por medio electrónico cuando sea necesario. El uso indebido del código QR podrá dar lugar a responsabilidades disciplinarias y a responsabilidades civiles, penales o administrativas. Toda notificación automática de la plataforma se enviará al correo electrónico permanente registrado por el profesional ante el Departamento de Registro y Documentación del CFIA; mantener ese correo actualizado es responsabilidad del profesional y la falta de actualización exonerará al CFIA por la imposibilidad de notificar.

Contenido, plazo y formatos de las anotaciones. Antes de anotar, los profesionales deben aceptar las condiciones de uso de la plataforma. La plataforma registrará en cada anotación fecha, hora, nombre del profesional y número de carné. Cada profesional debe consignar en la bitácora las actuaciones realizadas en el ejercicio de sus funciones, observaciones, órdenes, recomendaciones, incidencias y cualquier otra actuación cuya anotación sea exigida por el Reglamento. Las anotaciones deben hacerse tan pronto como se realice la actuación profesional o se conozca el hecho que las motiva. Para las visitas a obra que correspondan al director de obra, inspector o responsable de ejecución, las anotaciones deben realizarse el mismo día o, a más tardar, dentro de los tres días naturales siguientes a la visita, y deben incluir al menos: fecha de la visita; descripción del estado de los trabajos de su participación; observaciones, incidencias o hallazgos relevantes; órdenes, instrucciones, recomendaciones o medidas correctivas; y seguimiento de observaciones anteriores. Las anotaciones pueden complementarse con informes, reportes, esquemas, dibujos, gráficos, fotografías, videos, tablas u otros archivos admitidos por la plataforma, indicando claramente qué documento evidencia cada hecho o condición.

Edición, eliminación y trazabilidad. Los profesionales podrán editar o eliminar sus anotaciones dentro del plazo que establezca la Dirección de Operaciones del CFIA; vencido ese plazo, no podrán editarlas ni eliminarlas. Cualquier edición o eliminación debe quedar registrada mediante los mecanismos de trazabilidad de la plataforma para identificar la modificación y conservar el historial. Las solicitudes de eliminación deben estar debidamente justificadas y resolverse según las disposiciones que establezca la Junta Directiva General o la dependencia que esta designe.

Cambios en diseño y responsabilidades profesionales. Si el director de obra o el inspector propone una “ingeniería de valor” que implique cambios de diseño en cualquier especialidad, deberá contar con la aceptación del profesional responsable del diseño, y esa aceptación debe constar en la bitácora digital especificando las razones técnicas y los cálculos que sustentan el cambio. Si no existe esa aceptación, el director de obra o el inspector podrá asumir la responsabilidad profesional del cambio, en cuyo caso debe registrar los nuevos planos e inscribir su responsabilidad profesional ante el CFIA.

Paralizaciones y reanudaciones. Si un profesional suspende su participación, debe registrar en la bitácora la condición de obra paralizada respecto de su área de especialidad, explicando motivos, estado de los trabajos, implicaciones técnicas y condiciones para reanudar. La paralización registrada por un profesional no significa por sí sola que se paralice la participación de otros profesionales ni otras actividades del proyecto que puedan continuar. Al reanudarse, el profesional actualizará su estado en la bitácora y anotará la condición en que asume los trabajos; la plataforma notificará a los demás profesionales registrados sobre paralizaciones y reanudaciones.

Responsabilidad del CFIA y de los profesionales en cambios de responsables. La plataforma actualizará la información de los responsables si hay cambios en la ejecución del proyecto. Tanto el profesional saliente como el entrante deberán registrar el estado de la entrega y la recepción del proyecto en la bitácora.

Contenido obligatorio y límites de modificaciones en obra. Los profesionales deben dejar constancia, en su ámbito de participación, de aspectos tales como: respeto de linderos y retiros municipales y estatales; normas municipales sobre uso de zonas comunales; descripción de clases de suelos en relación con la obra; resultados de pruebas a materiales (o referencia del laboratorio cuando no se describan resultados); métodos constructivos empleados; pruebas a sistemas mecánicos; mediciones de aislamiento y resistencia a tierra de sistemas eléctricos; y las modificaciones, variaciones, ampliaciones o cambios respecto de planos y especificaciones aprobadas. Cuando esas modificaciones superen el diez por ciento del área de construcción aprobada o, independientemente del porcentaje, afecten sistemas estructurales, eléctricos o mecánicos o requieran modificar el permiso de construcción, deberán registrarse ante el CFIA y tramitarse ante las instituciones competentes conforme a la normativa aplicable.

Identificación, espacio y costos. El número de la bitácora será el mismo que el del contrato de consultoría y del plano constructivo.

Cierre de obra, anotación final y plazos para cierre de participación. Al concluir la obra, el director de obra o el responsable de la ejecución debe realizar la anotación final en la bitácora que incluya: constancia de entrega al propietario de planos con los cambios efectuados; constancia del correcto funcionamiento de equipos y sistemas electromecánicos y eléctricos; área o características principales del proyecto y su costo final; y constancia de la recepción de obra por parte del propietario, incorporada a la plataforma con las circunstancias pertinentes (si fue a plena satisfacción, bajo protesta, si el propietario no contestó en los términos establecidos en el inciso g) del artículo 3) del Reglamento para la Contratación de Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura, o si existen otras circunstancias). Dentro de los treinta días naturales siguientes a la conclusión de la obra, todos los profesionales involucrados deben registrar la conclusión de sus labores, cumplir con los requerimientos que solicite la plataforma y efectuar el cierre de su participación. Cuando todos los profesionales registrados hayan efectuado el cierre, la plataforma cambiará el estado de la bitácora a cerrada. La bitácora podrá habilitarse nuevamente dentro del plazo que establezca la Dirección de Operaciones del CFIA para que alguno de los profesionales registrados incorpore información relacionada con su participación; toda reapertura deberá quedar registrada y notificada. Vencido ese plazo, la bitácora no podrá ser reabierta salvo en los casos y conforme a las disposiciones que establezca la Junta Directiva General o la dependencia que esta designe.

Descarga y conservación de la bitácora. Los profesionales responsables deberán descargar la bitácora de la plataforma dentro del plazo de tres meses calendario contados a partir del cierre. Deben conservar y custodiar la bitácora descargada en forma íntegra por un periodo no menor de diez años y presentarla al CFIA cuando esta lo solicite, en un plazo no mayor a diez días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la notificación de la solicitud. El CFIA podrá, de forma facultativa, conservar información de anotaciones, pero la obligación de conservación corresponde a los profesionales responsables. Cualquier persona legitimada como parte interesada podrá consultar y obtener respaldo de la información de las anotaciones que consten en el CFIA mediante solicitud escrita y debidamente fundamentada.

Cierre de oficio por inactividad. Si una bitácora permanece sin nuevas anotaciones durante un período continuo de dos años, el CFIA podrá disponer su cierre de oficio. Antes de cerrar de oficio la plataforma notificará a los profesionales registrados la intención de cierre y les otorgará el plazo que establezca la Dirección de Operaciones del CFIA para manifestar oposición; si no se presenta oposición dentro del plazo, la bitácora será cerrada de oficio y la plataforma dejará constancia de esa actuación. La reapertura de una bitácora cerrada de oficio se regirá por las disposiciones que establezca la Junta Directiva General o la dependencia que esta designe.

Actualizaciones de la plataforma y alcance temporal de normas. El CFIA podrá actualizar, mejorar, ampliar o incorporar nuevas funcionalidades a la bitácora digital de acuerdo con las necesidades del ejercicio profesional y el desarrollo tecnológico, y comunicará a los usuarios las modificaciones que impliquen cambios relevantes en el uso o funcionamiento. Las actuaciones realizadas con anterioridad a la entrada en vigencia del Reglamento se regirán por la normativa vigente al momento de su realización; las actuaciones realizadas a partir de su entrada en vigencia se regirán por las disposiciones de este Reglamento.

Disposiciones transitorias sobre migración de bitácoras. Transitorio I: Las bitácoras digitales solicitadas a partir del 1.º de enero de 2022 que, a la entrada en vigencia del presente Reglamento, se encuentren en estado «Abierta», serán migradas a la nueva versión de la plataforma y quedarán sujetas a sus nuevas funcionalidades. Transitorio II: Las bitácoras solicitadas con anterioridad al 1.º de enero de 2022 no serán migradas automáticamente; los profesionales responsables que requieran su migración deberán solicitarla al CFIA conforme a las disposiciones que establezca la Junta Directiva General o la dependencia que esta designe, por los canales oficiales del CFIA. La solicitud de migración deberá presentarse dentro del plazo de un mes contado a partir de la entrada en vigencia del presente Reglamento; vencido ese plazo sin que se haya presentado la solicitud, la bitácora digital será cerrada de oficio. El profesional podrá solicitar posteriormente su migración, en cuyo caso la bitácora permanecerá cerrada hasta que concluya el procedimiento de migración. Transitorio III: las actuaciones anteriores a la vigencia del Reglamento se rigen por la normativa vigente al momento de su realización.