Reglamento para declarar incobrables deudas y manejar montos exiguos a favor de la Municipalidad de Cartago

La Municipalidad de Cartago aprobó el “REGLAMENTO PARA LA DECLARATORIA DE INCOBRABILIDAD DE DEUDAS Y LA DETERMINACIÓN Y GESTIÓN DE MONTOS EXIGUOS A FAVOR DE LA MUNICIPALIDAD DE CARTAGO”. Decide establecer criterios, procedimientos y responsabilidades para declarar deudas como incobrables y para definir y gestionar montos exiguos. El reglamento fue aprobado en la sesión ordinaria N° 178 del 18 de agosto 2026 (artículo N° 9) y rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, según lo indicado en el artículo 43 del Código Municipal.

Este reglamento se aplica a las cuentas por cobrar, deudas u obligaciones dinerarias líquidas y exigibles administradas por la Municipalidad de Cartago. Define expresamente que la Administración Tributaria Municipal recae en el Área Tributaria.

El reglamento obliga a gestionar cobros antes de declarar incobrable. La gestión administrativa mínima exige: el envío de al menos dos (2) requerimientos de pago separados por ocho o quince (8-15) días hábiles, y al menos dos (2) gestiones adicionales por semestre (llamadas, correos, visitas u otros). Todas las gestiones deben quedar registradas en bitácoras firmadas que formen parte del expediente físico o digital.

Una deuda podrá declararse incobrable cuando cumpla al menos una causal debidamente sustentada; entre ellas se enumeran textualmente: a) Deudor ilocalizable por más de cinco (5) años, sin bienes registrables. b) Monto igual o inferior al monto exiguo vigente. c) Monto exiguo para cobro judicial: Costo del proceso superior al monto recuperable o inexistencia de bienes embargables. d) Persona jurídica disuelta, liquidada, en quiebra o concurso, sin activos recuperables. e) Obligación prescrita declarada judicialmente. f) Deudor fallecido sin herederos localizables ni activos. g) Imposibilidad material o registral que impida ubicar el bien o sustentar el cobro, según estudio técnico. h) Informe técnico del abogado director en sede judicial que determine imposibilidad real de recuperación. i) Otras situaciones análogas debidamente motivadas mediante dictamen técnico-legal.

Para proponer la declaratoria se exige expediente completo (físico o digital); evidencia de gestiones de cobro; estudio técnico y/o legal según la causal; certificación de saldo; y una propuesta de resolución motivada. El trámite recorre estas instancias: el Departamento de Cobro Administrativo conforma el expediente y la recomendación; la Dirección Tributaria emite visto bueno técnico; la Alcaldía traslada al Concejo Municipal; el Concejo resuelve mediante acuerdo y resolución motivada.

La declaratoria de incobrabilidad no extingue la obligación ni elimina la cuenta del sistema contable; reclasifica la cuenta al depósito contable de incobrables y permite su seguimiento y eventual reversión. El Departamento de Cobro debe revisar anualmente las cuentas incobrables para detectar nuevas posibilidades de recuperación (por ejemplo, bienes, cambios de domicilio, reactivación de sociedades, herencias).

Procederá la reincorporación a cobro activo cuando aparezcan nuevos elementos (bienes registrables, localización de deudor o herederos, reactivación societaria, levantamiento de concurso u otro hecho nuevo relevante). El procedimiento exige informe técnico del Departamento de Cobro, validación de la Dirección Tributaria, acto administrativo de reincorporación y actualización contable.

El Área Administrativa Financiera debe realizar anualmente un estudio técnico que determine el costo promedio del proceso de cobro en sede administrativa y judicial. El monto exiguo es el saldo cuyo valor sea inferior al costo unitario promedio estimado, considerando notificación, recurso humano, honorarios, timbres, viáticos, materiales, seguimiento y otros costos. Los montos exiguos se actualizarán en el último trimestre de cada año. Con base en el estudio técnico, la Administración Tributaria emitirá una resolución que establezca el monto exiguo administrativo, el monto exiguo judicial, su vigencia y lineamientos operativos para el Departamento de Cobro.

El Departamento de Fiscalización Tributaria puede verificar anualmente mediante muestreo aleatorio los casos declarados incobrables o exiguos y requerir ajustes o informes. El Departamento de Cobro custodiará los expedientes conforme a normativa archivística, con código único y digitalización cuando sea posible.

El reglamento se fundamenta en la Constitución Política (arts. 169 y 170), Ley Nº 7794 Código Municipal (arts. 4, 12, 13, 14, 74, 75 y 77 bis), Ley Nº 4755 Código de Normas y Procedimientos Tributarios (arts. 11, 14, 99), Ley Nº 7509 Ley del Impuesto sobre Bienes Inmuebles (art. 3), Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) y directrices de la Contraloría General de la República, según el propio texto. La fuente oficial es la publicación en el Diario Oficial La Gaceta, cuya copia obra en el documento publicado por la Imprenta Nacional (oficialUrl proporcionada).