Reglamento para el trámite de certificaciones de reportes de emergencia del Sistema 9-1-1

El documento establece el reglamento interno del Sistema de Emergencias 9-1-1 (del Instituto Costarricense de Electricidad) para recibir, verificar, emitir, entregar y archivar certificaciones que constaten reportes de llamadas o incidentes. Define quiénes participan, cómo se solicita la certificación, los plazos y las condiciones para entregar la información.

Aplica a todo el personal del Sistema de Emergencias 9-1-1 que intervenga en certificaciones y a las personas solicitantes, sean personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. También menciona atención prioritaria a tribunales de justicia y al Organismo de Investigación Judicial (OIJ) en su trámite interno.

Toda solicitud debe usar el formato oficial “F-OP-004” o un escrito formal con: nombre completo, número de identificación, fecha y hora aproximada del evento, número telefónico origen (no indispensable), dirección de los hechos, breve descripción, medio de notificación preferido, copia de documento de identidad vigente y, cuando proceda, consentimiento o personería. Si la línea no está registrada a nombre del solicitante, se requiere certificación del operador telefónico que pruebe la titularidad en la fecha solicitada. Para solicitar copia de audio, el solicitante debe entregar un dispositivo USB con al menos un día de antelación; si no cumple, no se completa ese trámite.

Pueden solicitarse por correo institucional (certificaciones@911.go.cr) con firma digital o adjuntando la cédula escaneada por ambos lados; presencial mediante cita previa; o por videollamada coordinada, con verificación de identidad mediante cédula u homólogo.

Al recibirse, cada solicitud recibe un número consecutivo y se abre una carpeta digital. La persona encargada verifica requisitos usando los sistemas institucionales. Si la solicitud está incompleta, se notificará al solicitante dentro de tres días hábiles; el solicitante tiene cinco días hábiles para completarla. Si no se completa en ese plazo, el trámite se archiva sin resolución. La Administración dispone de un plazo de diez días hábiles desde la solicitud para entregar la información.

Si no se localiza ningún incidente, llamada o grabación con los datos proporcionados, se notificará formalmente al solicitante, quien podrá presentar una nueva solicitud con datos más precisos. La certificación se entregará según el medio que el solicitante indicó en su solicitud. Si el solicitante no puede retirar la certificación, puede autorizar a un tercero mediante un poder especial autenticado por un abogado.

Una certificación emitida estará disponible para retiro durante 30 días naturales; si no se retira en ese plazo, deberá presentarse una nueva solicitud. La Administración mantendrá un archivo digital con todos los elementos del trámite según la normativa interna vigente.

El reglamento establece que el tratamiento de la información se ajustará a la Ley N.º 8968 (Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales) y demás normativa citada (Ley Nº7566, Nº7425, Nº8220, N°10554). Solo se entregará información a quienes demuestren estar legalmente autorizados. También se prevén facilidades razonables y atención prioritaria para personas adultas mayores, con discapacidad o en condición de vulnerabilidad, incluyendo la posibilidad de flexibilizar requisitos formales cuando corresponda, siempre respetando la confidencialidad y vali­dando la identidad.

El reglamento indica que la Administración hará revisiones periódicas para verificar su cumplimiento (tiempos de respuesta, exactitud de información y aplicación de requisitos). El documento contiene código R-CE-001, versión 1, con fecha de elaboración Abril 2026 y próxima revisión indicada en Abril 2027.