Reglamento de Caja Chica de la Junta Administrativa de Cementerios de Goicoechea: aprobación y normas básicas

La Junta Directiva de la Junta Administrativa de Cementerios de Goicoechea (JACG) aprobó el "Reglamento del Fondo de Caja Chica de la Junta Administrativa de Cementerios de Goicoechea" en Sesión Ordinaria No. 05-2025, celebrada el 28 de marzo del 2025. Posteriormente, el Concejo Municipal del Cantón de Goicoechea, en Sesión Ordinaria N°33-2026 del 17 de agosto de 2026, sometió el proyecto a consulta pública no vinculante y acordó la publicación del reglamento para su entrada en vigencia tras su publicación en el Diario Oficial La Gaceta y la aprobación del Consejo Municipal de la Municipalidad de Goicoechea. La fuente oficial de este documento es La Gaceta (publicación: MUNICIPALIDAD DE GOICOECHEA — DE CEMENTERIOS DE GOICOECHEA), con el texto publicado en el Diario Oficial; el documento está disponible en la Imprenta Nacional según la referencia suministrada en la evidencia.

El reglamento establece las reglas para la creación, funcionamiento, control y liquidación del fondo de Caja Chica de la JACG. Define qué compras y gastos se pueden atender con ese fondo, quiénes y cómo deben tramitar los vales, los requisitos de comprobación, los controles y sanciones por faltantes o usos indebidos. El reglamento aplica a la Caja Chica de la Junta Administrativa de Cementerios de Goicoechea y a los funcionarios que administran o usan ese fondo.

La Caja Chica se fija anualmente por la Junta Directiva en febrero y equivale a un 10% del monto establecido en los umbrales para contratación del Régimen Ordinario de Bienes y Servicios que determina anualmente la Contraloría General de la República para la Ley de Contratación Administrativa. El tope máximo por compra con vale es de 450.000 colones. El Director Administrativo es el único responsable de autorizar vales por ese monto.

Solo se podrá usar el fondo cuando se cumplan estas condiciones: a) la solución sea indispensable e impostergable; b) la adquisición no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de contratación que correspondería; c) se acredite costo-beneficio para la JACG; d) no exista fragmentación (fraccionamiento) para evadir procedimientos de contratación; e) no haya existencia del bien en la bodega; f) ninguna dependencia o funcionario de la JACG posea o pueda prestar el bien o servicio requerido. El reglamento prohíbe fraccionar operaciones con la intención de evadir procedimientos concursales.

El fondo se custodiará en efectivo bajo la persona funcionaria designada (encargado de Caja Chica) y debe aparecer reflejado en los estados financieros como parte de los disponibles de la Junta Directiva de Cementerios. El encargado debe ser un funcionario con funciones contables designado por el Director Administrativo.

El vale es un formulario prenumerado (original y copia) que debe contener al menos fecha, nombre y apellidos del solicitante, detalle de artículos/bienes/servicios, monto solicitado, firma del solicitante y firma de la jefatura inmediata superior. No se podrá tramitar un nuevo vale si la persona ya tiene un vale pendiente de liquidar.

Los vales deben liquidarse dentro de las 48 horas siguientes a su entrega, salvo caso fortuito o fuerza mayor, en cuyo caso se podrá autorizar por escrito a otra persona para la liquidación. Si la compra no se efectúa, quien recibió el dinero debe reintegrarlo de inmediato. Las facturas o recibos que respalden las compras deben ser electrónicos; si son físicas deben corresponder a casos calificados en el régimen simplificado y deben estar a nombre de la Junta Administrativa de Cementerios de Goicoechea. Las facturas deben detallar el bien o servicio y ser igual o posteriores a la fecha del vale; no deben contener tachaduras ni borrones. Comprobantes de proveedores en régimen simplificado deben incluir nombre, número de cédula de la persona física o jurídica y número de resolución de la Dirección General de Tributación Directa. Las jefaturas inmediatas deben firmar los comprobantes como requisito de verificación. El monto gastado no podrá exceder lo autorizado en el vale; si ocurre, el funcionario a cuyo nombre se giró el vale asumirá la diferencia y la JACG no estará obligada a reintegrarla.

La Dirección Ejecutiva tramitará reintegros cuando se haya gastado el 60% del fondo establecido; si en un plazo máximo de dos semanas no se alcanza el 60%, el Director Administrativo deberá tramitar el reintegro de lo gastado.

El Director Administrativo, en su condición de encargado del fondo, debe diseñar y mantener un sistema de control interno conforme al Manual de Normas Técnicas de Control Interno de la Contraloría General de la República y demás normativas aplicables. El sistema debe garantizar custodia, registro y respaldo informático de las operaciones. Los documentos de respaldo y los arqueos sorpresivos se archivarán en la JACG y estarán a disposición de la Auditoría Interna. El fondo operará por sistema de fondo fijo: el encargado debe mantener siempre la suma total asignada representada por efectivo o documentos que respalden las operaciones; cualquier faltante debe ser repuesto en su totalidad por el responsable, con constancia firmada.

Se realizarán arqueos al fondo fijo para verificar cumplimiento y control. Todo arqueo se hará en presencia del Tesorero de la Junta Directiva. Si un arqueo determina un faltante, la persona responsable debe reponer inmediatamente la totalidad del faltante y depositarlo en la cuenta general de la JACG. Si el encargado se ausenta por caso fortuito o fuerza mayor y el fondo debe usarse, el Director Administrativo realizará un arqueo que deje constancia firmada, función que recaerá en quien ocupe la tesorería de la Junta Directiva.

Está prohibido variar el objetivo de una compra autorizada, pagar bienes o servicios adquiridos antes de la autorización del vale, usar el fondo para cambiar cheques personales o para actuaciones distintas a las autorizadas por la ley o por este reglamento. También se prohíbe fraccionar compras para evadir procedimientos de contratación.

El reglamento somete a sus disposiciones a la Ley de Administración Financiera de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley General de Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa, su reglamento, Reglamento de Gastos de Viaje para Funcionarios del Estado, el Reglamento Autónomo de Organización y Servicios de la JACG y demás normativa conexa. El reglamento deroga cualquier disposición de la misma naturaleza previamente emitida por la JACG.

El reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, y requiere la aprobación del Consejo Municipal de la Municipalidad de Goicoechea. La evidencia indica que debe publicarse una sola vez. La publicación en la Gaceta y la nota de sesión municipal aparecen en la fuente oficial citada.

El texto provisto es el reglamento publicado en La Gaceta y contiene las reglas y condiciones mencionadas. No se añade información externa ni se interpreta más allá de lo documentado. Cualquier trámite concreto (por ejemplo, el monto anual exacto del umbral de contratación que determina el 10%) depende de la cifra que la Contraloría fije cada año y esa cifra no está incluida en el texto aportado.