Reglamento de funcionamiento de la Unidad Técnica Ejecutora de la Zona Americana

El documento publicado en La Gaceta establece el reglamento que regula, en términos generales, cómo debe funcionar la Unidad Técnica Ejecutora de la Zona Americana. Es una norma interna que define la composición del órgano colegiado, las funciones del Presidente y del Secretario, las reglas para convocar y celebrar sesiones (presenciales y virtuales), cómo se registran y aprueban las actas, los quórums y mayorías necesarias para adoptar acuerdos, el tratamiento de invitados y asesores, y el recurso de revisión contra acuerdos.

Afecta a los miembros de la Unidad Técnica Ejecutora y a las personas o entidades que participen en sus sesiones como invitados o asesores. La Unidad Técnica Ejecutora debe brindar soporte especializado al Concejo Municipal y a la Administración en la gestión de la Zona Americana. La composición mínima exige: un Miembro representante del Concejo Municipal; un Miembro representante de la administración municipal; y un Miembro representante del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE). Todos los integrantes tendrán voz y voto. El Presidente será el representante del Concejo Municipal. El reglamento obliga a cumplir las reglas de convocatoria, celebración de sesiones, formación de actas, conservación de documentación y grabación de sesiones según lo descrito en sus artículos.

Las convocatorias las realiza el Presidente e incluirán, como mínimo, fecha, hora, lugar, orden del día y la documentación. La convocatoria podrá omitirse si comparecen todos los miembros y lo acuerdan por unanimidad. Para sesiones ordinarias se exige un mínimo de 48 horas de antelación; la Unidad, mediante acuerdo, fijará la periodicidad de esas sesiones. Las sesiones extraordinarias se pueden convocar por la Presidencia o a solicitud escrita de la mayoría simple de los demás miembros; su convocatoria debe hacerse con un mínimo de 24 horas de antelación e indicar expresamente los asuntos a tratar, los cuales deberán guardar relación con la competencia de la Unidad. En casos de urgencia motivada la Presidencia puede reducir el plazo, siempre que se notifique a todos los miembros y la justificación conste en el acta.

Si las sesiones son virtuales, deben permitir comunicación integral y simultánea (intercambio de criterios en tiempo real) y cada sesión virtual debe contar con respaldo digital de audio y video; además deben respetar el quórum. El quórum para sesionar válidamente es la mayoría simple de sus miembros. Los acuerdos en firme se adoptarán por 2/3 de los presentes de los miembros que conforman el Órgano. En general, los acuerdos se adoptan por la mayoría de los asistentes en una sesión válidamente convocada. Si un miembro disiente, puede hacer constar su criterio y motivos en el acta; el texto dice que esto lo deja exento de responsabilidades que puedan derivarse de los acuerdos.

De toda sesión se levantará un acta que debe incluir, entre otros elementos, número y clase de sesión, fecha, hora y lugar, orden del día, nombres de los miembros presentes, indicación de quién preside, nombres y ocupaciones de invitados, hora de ingreso y retiro de miembros, detalle literal de asuntos y conclusiones, votaciones y votos salvados, hora de levantamiento y firmas del Presidente y Secretario. Las actas podrán adquirir firmeza en la misma sesión si la totalidad de los miembros presentes así lo acuerda; si no, estarán sujetas a aprobación por 2/3 de la totalidad de los miembros que estuvieron presentes en la sesión correspondiente, y esa aprobación se hará en la sesión ordinaria siguiente. Las actas aprobadas y firmadas deben conservarse en archivos seguros con respaldos; las actas originales las conserva la Secretaría y deben insertarse en el libro respectivo con numeración continua. Las sesiones deberán ser grabadas en audio y video y respaldadas en un medio digital que garantice su integridad y archivo.

Los miembros pueden interponer recurso de revisión contra acuerdos en el momento de su adopción, al discutirse el acta de la sesión anterior o durante el plazo entre ambos; el recurso debe conocerse y resolverse en la sesión ordinaria inmediata siguiente. Si el recurso es contra un acuerdo ya en firme, la resolución requerirá el voto de 2/3 de la totalidad de los miembros del Comité. La Unidad puede invitar a técnicos, asesores y representantes de instituciones vinculadas; estos tendrán voz pero no voto. Cada miembro puede asistir con asesores técnicos sin autorización previa, pero debe informarlo al inicio de la sesión para que conste en el acta. Los miembros que sepan de antemano que no podrán asistir deben informarlo al Presidente para determinar el quórum y justificar su ausencia en la sesión siguiente. Vigencia: el Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario oficial La Gaceta.

El reglamento fija reglas procedimentales (quórum, mayorías, plazos de convocatoria, contenido del acta, grabaciones y conservación documental). No establece detalles operativos fuera de estas reglas (por ejemplo, no fija una periodicidad específica de sesiones ni montos presupuestarios); la periodicidad y otros aspectos organizativos deben definirse por acuerdo interno de la Unidad cuando el reglamento así lo indica. Esta explicación se limita exclusivamente al contenido publicado en La Gaceta y no incorpora normas externas citadas por analogía ni interpretaciones adicionales.